donderdag 10 februari 2011

Klantvriendelijkheid

De medewerkers van het Gelders Archief doen er werkelijk alles aan om bezoekers in de studiezaal, maar ook virtueel, van dienst te zijn. Daarbij stuiten ze op grenzen. Die grenzen worden bij ons vaak gevormd door het ontbreken van een toegang op een archief. Ons publiek wil gewoon bij alle informatie kunnen, maar als archieven niet bewerkt zijn en een omvang hebben van méér dan 1 meter, dan is het gewoon ondoenlijk om voor bezoekers in bergen papier te gaan zoeken naar naalden in hooibergen. Bovendien: steeds opnieuw moeite doen voor een individuele bezoeker leidt uiteindelijk tot vertraging bij archiefbewerkingsprojecten en indirect tot nadeel voor anderen.
Ook kunnen we bezoekers niet zelf in ongeordend archief laten spitten. Mogelijk toch bestaande ordening wordt zo verstoord, de materiële staat is mogelijk slecht, maar daarvan weten we nog niets, en ook is het dan tamelijk eenvoudig om stukken te vervreemden: we zullen nooit weten wat is meegenomen.
Heel vervelend als klanten bij zulke situaties gaan klagen en archiefmedewerkers van ambtelijke starheid betichten... Als oplossing kan misschien dienen het aan een bezoeker aanbieden van een onbewerkt archief met de afspraak dat de bezoeker dit archief van een plaatsingslijst voorziet alvorens er zelf gebruik van te maken. Vervolgens is er dan een vorm van toegang, ook voor bezoekers na hem of haar.

2 opmerkingen:

  1. Laat ik maar zeggen: herkenbaar. Een plaatsingslijst is al iets, natuurlijk. De vraag om hoeveel niet toegankelijke blokken het gaat is natuurlijk ook een interessante. Het idee om een bezoeker onder deze voorwaarde inzage te verlenen lijkt me zo gek nog niet, maar wat te doen met een materieel onverzorgd, meters lang archief? Of de vraag of er inderdaad van een ordening sprake is en wat de bezoeker daar wel of niet mee mag? (Z)onder toezicht laten bewerken? Een inventarisatieweek (alle collega's bewerken een of meerdere archieven in een week tijd) als optie heb ik ook wel eens langs horen komen. Verdient zeker verdere ideevorming!

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Dat lijkt me een prima idee. En als de bezoeker het niet alleen kan, of hulp nodig heeft kun je er toch een medewerker aan verbinden? Dan sla je meerdere vliegen in 1 klap: de bezoeker wordt geholpen, je gebruikt de kennis die hij opdoet over de inhoud van het archief en je krijgt er een nieuwe toegang bij die aansluit bij de behoefte van de bezoekers.
    Nou nog het inventarisatiejargon durven loslaten en we zijn een heel eind op weg! :)

    BeantwoordenVerwijderen