Seoel 2016. Het ICA Internationale Archiefcongres

Vorige week bracht ik door in Seoel voor het vierjaarlijkse archiefcongres van de International Council on Archives (ICA). Daar verzamelden zich bijna 2.000 collega's, een voor ons vakgebied prachtig aantal. Voorafgaand aan het congres nam ik deel aan de gebruikelijke vergaderingen van het dagelijks bestuur van de ICA, van de ICA Executive Board en van de programmacommissie die beslist over de inzet van projectgelden. Voor een laatste keer zat ik de vergadering voor van het bestuur van de ICA sectie voor beroepsverenigingen SPA. Na twee termijnen kwam aan mijn bestuurslidmaatschap een einde en daarmee ook aan mijn betrokkenheid bij het ICA-bestuur. Als voorzitter ben ik opgevolgd door de Noorse Vilde Ronge, een enthousiaste en actieve collega bij wie ik de SPA in goede handen achterlaat. De KVAN wordt voortaan in het bestuur vertegenwoordigd door Bert de Vries, gemeentearchivaris van Amsterdam. Zo blijft Nederland traditiegetrouw bij de SPA betrokken.
Zelf hoop ik aan de internationale archiefgemeenschap een bijdrage te kunnen blijven leveren als voorzitter van de FIDA, het internationale fonds voor de ontwikkeling van het archiefwezen in 'under resourced countries', zo ongeveer de landen die vroeger als Derde Wereld werden aangeduid. Ik heb in Seoel dit voorzitterschap overgenomen van Sarah Tyacke, de vroegere nationale archivaris van het Verenigd Koninkrijk. Het fonds heeft regelmatig met een relatief gering bedrag het verschil weten te maken voor verschillende collega's. Heel concrete projecten zijn mede door dit fonds tot een goed einde gebracht.  Ik zet mij daar de komende jaren graag voor in. Donaties voor dit fonds zijn overigens altijd welkom! Ga daarvoor naar de website.
Het was voor de archiefsector in Korea een enorme opsteker dat het congres daar werd gehouden: de premier vond het belangrijk genoeg om bij de opening aanwezig te zijn en sprak een boodschap uit waarin hij zich committeerde aan goed records management en openheid. Of dat laatste daadwerkelijk zal gebeuren is nog wel de vraag. Bestuursleden van KARMA, de belangrijkste vereniging van archivarissen en records managers in Korea, waren kritisch. Regelmatig blijkt de openheid die zij nastreven voor archieven niet te stroken met het beleid van het Nationaal Archief, d.w.z. de regering. Een voorbeeld daarvan is het zinken van het schip de 'Sewolho' op 16 april 2014. Daarbij bracht de bemanning zich in veiligheid en liet de passagiers aan hun lot over. 304 mensen, voornamelijk studenten, kwamen om. Oorzaak van de ramp was een teveel aan vracht aan boord, vracht die in opdracht van de regering werd vervoerd. Die deed er vervolgens alles aan om het gebeuren in de doofpot te stoppen. Inmiddels is een brede burgerweging 'Remember 4.16' op gang gekomen, gesteund door archivarissen, die een herdenkingssite heeft opgezet, met veel documenten ingebracht door nabestaanden en anderen.Lastig voor het opereren van het Nationaal Archief is overigens de directe bemoeienis van de regering. De president van het Nationaal Archief wisselt ieder jaar en behoort tot het politieke establishment.

Het congresprogramma bood een scala aan onderwerpen, met, zoals tegenwoordig meestal, veel aandacht voor de digitale ontwikkelingen. Zelf heb ik behalve sessies die ingingen op de relatie tussen overheidsadministratie en archief, voornamelijk zittingen bijgewoond over mensenrechten en transparante overheid. Zo was ik bij een lezing over de archieven van het MICT, het United Nations Mechanism for International Criminal Tribunals. Daarover werd een mooi verhaal gehouden. Maar terecht merkte Erik Ketelaar op dat de bescheiden die hier toegankelijk worden gemaakt, niet het hele verhaal vertellen. De achterliggende stukken van de aanklager en aantekeningen van de rechtbank blijven buiten beschouwing, alleen de aan de vonnissen gerelateerde stukken worden onder voorwaarden toegankelijk gemaakt.
Tijdens een bijeenkomst rond gedeeld erfgoed kwam het tot scherpe discussies. Waar collega's uit de westerse wereld 'shared heritage' een goede term vinden voor bijvoorbeeld de archieven van de VOC, sprak de nationale archivaris van Algerije dit tegen: hij is van mening dat het veeleer gaat over gestolen erfgoed, waar de voormalige koloniën een uitsluitend recht op hebben.
Interessant was een lezing over operatie Condor. Dit betrof een samenwerking van veertig jaar geleden, waarbij de geheime diensten van de toenmalige Zuidamerikaanse dictaturen besloten voortaan gezamenlijk op te trekken bij het opsporen en vervolgen van hun tegenstanders, ook buiten Latijns-Amerika. UNESCO heeft zich de afgelopen jaren ingezet voor het toegankelijk maken van de archieven van operatie Condor om voor de slachtoffers gerechtigheid te brengen. In dit kader maakten ook de VS bescheiden die betrekking hebben op de Latijns-Amerikaanse regimes openbaar. Teleurstellend was dat daarbij zoveel werd afgeplakt, dat deze openbaarheid eigenlijk weinig voorstelde....

Met het oog op het congres organiseerde de SPA een film festival over promotie van onze professie, met heuse SPA Oscars. Collega's werden afgelopen winter opgeroepen om films in te dienen. Uit 70 inzendingen koos een jury, bestaande uit het SPA bestuur, winnaars voor drie categorieën. Daarnaast boden we de gelegenheid om online te stemmen voor een publieksprijs. Die werd overweldigend gewonnen door de collega's in Tiel, die een film hadden geproduceerd samen met Erfgoed Gelderland. Een prachtige opsteker voor Regionaal Archief Rivierenland!

Na afloop van het congres bezocht ik de Seoel-vestiging van het Nationaal Archief. Tot mijn verbazing waren alle afdelingen die ons ontvingen goed bemenst, het leek een doorsnee werkdag. Later bleek dat alle collega's was opgedragen om deze zaterdag te komen werken, want lege afdelingen zouden een slechte indruk maken. Ik vraag me af of wij onze collega's zover zouden krijgen!
Interessant was het om te zien hoe zij het behouden van analoge en digitale bestanden regelen. Dat doet het Nationaal Archief door het op grote schaal scannen maar ook door microverfilming, daar werkt een grote afdeling aan. In mijn ogen is dat laatste achterhaald, maar zij beschouwen het als de meest duurzame wijze van behoud.  Dan gaat het in Singapore heel anders, daar wordt van nationaal archivaris Eric Chin, verwacht zo vertelde hij, dat hij de stukken scant en de originelen vernietigd.
Een bijzonder staaltje van vernuft werd ons bij het Nationaal Archief getoond. Het gebouw ligt midden in de bossen, waar nogal eens brand uitbreekt. Om het depot te beveiligen, begint bij brand vanaf het dak een gigantische waterval langs alle gevels te spuiten die naar het bos zijn toegekeerd. Zo blijft eventueel vuur op afstand.

Het bezoek aan Seoel was inspirerend en leverde veel stof tot overdenken op. Over vier jaar is er weer gelegenheid om een dergelijk wereldcongres mee te maken, dan in Abu Dhabi in de Verenigde Arabische Emiraten. Wie niet zo lang wil .wachten, kan deelnemen aan de jaarlijkse, kleinschaliger bijeenkomst in Mexico Ciudad, volgend jaar oktober.

Vergaderingen International Council on Archives in Parijs

Vorige week vergaderde ik met de Raad van Bestuur van de International Council on Archives (ICA) in Parijs. Verschillende belangrijke kwesties stonden op de agenda. Allereerst de betrokkenheid van de ICA bij de Open Government Partnership. Deze beweging startte in 2011 als platform voor hervormers die hun eigen overheden meer transparant willen maken. Inmiddels nemen 69 landen deel, waaronder Nederland. Besloten werd tot grotere betrokkenheid van de ICA bij deze beweging, o.m. door deelname aan bijeenkomsten, dit vanuit het oogpunt dat deze beweging goede kansen biedt om records management hoger op de agenda te krijgen, in het bijzonder in Afrika. Toevallig nam terwijl de ICA over dit onderwerp vergaderde de Tweede Kamer de Wet Open Overheid aan.
Ook werd in Parijs gesproken over de betrokkenheid van de ICA bij de
  Standing Committee on Copyright and Related Rights SCCR, onderdeel van de WIPO. De ICA heeft een vertegenwoordiger in de SCRR, Jean Dryden. Zij geldt als bijzonder deskundig, mede omdat zij voor Canada deelneemt aan de besprekingen van de Trans-Pacific Partnership, een verdrag waarover onderhandeld wordt door o.a. de Verenigde Staten, Canada, Australië, Japan, Australië en Nieuw-Zeeland. en dat mede betrekking heeft op copyright en naburige rechten. Binnen de SCCR wil de ICA een stevige positie innemen. Belangrijk zal het zijn om met voldoende voorbeelden te komen van de problemen waar de archieven zich voor gesteld zien bij het beschikbaar stellen van archieven en collecties op het internet.
Ook de deelname van de ICA aan het UNESCO-project Persist, gericht op digitale duurzaamheid met vooral aandacht voor software en besturingssystemen, kwam aan de orde. Dit jaar moeten besluiten worden genomen om tot een blijvende organisatie te komen. Het ligt voor de hand dat de ICA hier een belangrijke rol in gaat spelen, maar alvorens stappen te zetten wordt allereerst een risicoanalyse ondernomen.
In Parijs werd ingestemd met een uitbreiding van de zgn. Basic Principles on the Role of Archivists in Support of Human Rights tot records managers. Een tekstwijziging van de sectie voor beroepsverenigingen SPA hiertoe werd aangenomen. Uitgangspunt is dat deze principes evengoed gelden voor records managers als voor archivarissen en dat de ICA beide functionarissen bedient. Probleem is nog wel dat de principes zaken bevatten die het voor nationale archivissen moeilijk maakt om ze te onderschrijven vanwege de politieke implicaties. Daarom krijgen de Basic Principles waarschijnlijk de status van richtlijn en niet meer.

In de marge van de bijeenkomst voerde ik gesprekken met collega's, bijvoorbeeld met Vladimir Tarasov, adjunct-directeur van het Archief van de Russische Federatie. Hij vertelde mij dat het Archief tot voor kort ressorteerde onder het ministerie van Cultuur. Dat leidde echter herhaaldelijk tot problemen als zijn instelling zich bemoeide met het records management bij andere ministeries. Ook was het ministerie te zeer gericht op de erfgoedaspecten van het archiefwerk. Uiteindelijk hakte president Poetin de knoop door, voortaan is het Archief direct aan hem verantwoording verschuldigd. Dit leidde direct tot budgetverruiming en hogere salarissen. Tarasov is heel tevreden over Poetin omdat de president werkelijk geïnteresseerd is en voor speeches ook gebruik maakt van het Archief.
Toen ik aanroerde dat het Westen bijzonder kritisch is over Poetin, bracht hij in dat dit een gevolg is van de informatieoorlog tussen West en Oost die door de Verenigde Staten is ontketend. Er is weldegelijk ruimte voor een ander geluid, bijvoorbeeld in televisieuitzendingen. Voor de VS had hij geen goed woord over, de Amerikaanse deskundigen die in de jaren negentig Rusland hadden geadviseerd stonden in zijn ogen aan de basis van de grote economische crisis destijds. Bovendien ziet hij de Amerikanen als de veroorzakers van alle ellende in het Midden-Oosten, terwijl Poetin in Syrië voor de grote ommekeer heeft gezorgd. Tarasov vindt dat het Westen met twee maten meet. Dat Serviërs zoals Mladic werden veroordeeld deugt niet, omdat er geen Bosniërs werden berecht. Ook het voortbestaan van de NAVO is een slechte zaak. De Sovjet-Unie was uiteengevallen maar de NAVO bleef en breidde zelfs in oostelijke richting uit. Discussies met Tarasov leidden nergens toe, behalve als die over archiefinhoudelijke onderwerpen gingen...

De ICA vergaderingen in Parijs waren nuttig, een aantal goede stappen werd gezet die de sector verder kunnen helpen in de digitale wereld.

Vergadering ICA Section on Professional Associations in het Franse Troyes

Vorige week (29/3-1/4) vergaderde ik met het bestuur van de sectie voor beroepsverenigingen (SPA) van de International Council on Archives in het Franse Troyes. Ook nu combineerden we onze vergadering met deelname aan een congres in het gastland, dit keer het Forum des Archivistes, het tweejaarlijkse Franse congres van archivarissen.
Het SPA-bestuur hield zich vooral bezig met het jureren van de inzendingen voor het ICA SPA Filmfestival in Seoul Heel mooi dat zovelen films hebben ingezonden. Binnenkort zullen de nominaties worden gepresenteerd, drie voor elke categorie: archieven, records management en humor. Tijdens het ICA Congres in Seoul zullen de winnaars bekend worden gemaakt. Bovendien zullen dan zowel de congresdeelnemers als collega's thuis online hun stem kunnen uitbrengen voor de toekenning van de publieksprijs.
Het SPA-bestuur boog zich verder over de Basic Principles on the role of archivists in support of human rights. Een eerste concept van dit document werd al in 2013 geformuleerd. Van meet af aan heeft SPA ingebracht dat deze principles zich ook moeten uitstrekken over records managers. Daarvoor werd steun ontvangen van de Executive Board van de ICA. Tot op heden is records management echter nog steeds buiten beschouwing gebleven, daarom zal het SPA bestuur in april een voorstel indienen tot wijziging bij de Program Commission van de ICA, het voor deze Basic Principles uiteindelijk verantwoordelijke orgaan, zodat hopelijk dan het concept definitief kan worden. Probleem daarbij is nog dat het zo geheten Forum of National Archivists (FAN) niet bijster gelukkig is met de Principles. Een aantal archivarissen vreest problemen met de eigen regering als zij zich achter dit document scharen. Daarom zal het uiteindelijke stuk anders dan bijvoorbeeld de Verklaring over Archieven niet door de Algemene Ledenvergadering worden aangenomen, maar de status krijgen van aanbevolen leidraad.
Een ander onderwerp dat werd besproken was het nieuwe ICA Afrika Programma. Alle secties is gevraagd daaraan bij te dragen. Besloten is om ons te wenden tot onze Afrikaanse leden, om te vernemen waaraan zij behoefte hebben, zodat vervolgens gericht een voorstel kan worden uitgewerkt.

Interessant was de ontmoeting met vertegenwoordigers van de verschillende verenigingen van studenten en afgestudeerden archivistiek. Elke universiteit waar archivistiek wordt gedoceerd, kent zo'n vereniging. Die zetten zich momenteel vooral in om de opleiding beter te laten aansluiten op de (digitale) praktijk.

De leden van het SPA-bestuur namen daarnaast deel aan enkele onderdelen van het congresprogramma. Daarbij bleek mij dat de Fransen zich bijzonder richten op online dienstverlening, open data en de belemmeringen die privacywetgeving met zich meebrengt. Wat dat laatste betreft, de Franse wetgeving is ook wel bijzonder strikt, huwelijksakten bijvoorbeeld mogen pas na 75 jaar online worden geplaatst, na 100 jaar mogen de indexen daarop via een intranet openbaar worden gemaakt en pas na 120 jaar mogen die indexen beschikbaar worden gesteld via het internet.
Zelf hield ik een lezing over de ontwikkelingen bij het Gelders Archief (Les Archives de Gueldres au 21e siècle. - Une nouvelle oriëntation). Daar was veel belangstelling voor en de reacties waren enthousiast. Vooral mijn pleidooi voor het opleiden van de digitale archivaris en het nastreven van gemeenschappelijke oplossingen voor het e-Depot kregen veel bijval.
Zoals bij de meeste congressen werd ook in Troyes een galadiner georganiseerd. Na afloop trad een uitstekende coverband op waarbij enthousiast werd gedanst, ook door ondergetekende. Ik kijk dan ook uit naar het jubileumcongres van de KVAN waar naar verluid ook gedanst kan worden!