woensdag 30 september 2015

ICA congres in het teken van verandering

Van 25 tot 30 september nam ik deel aan de jaarlijkse bijeenkomst van de International Council on Archives in Reykjavik, IJsland. Zaterdag en zondag waren vergaderdagen, o.a. met de Raad van Bestuur van de ICA en de sectie voor beroepsverenigingen SPA. Belangrijk onderwerp tijdens deze vergaderingen was dse inzet die de ICA wil geven aan de bevordering van archiefwezen en records management in Afrika. Daarvoor is een strategie geformuleerd en een werkplan opgesteld. Thema's zijn promotie (advocacy) van het archiefwezen in de richting van de overheid, onderwijs en training en bevordering van het netwerk. Er is daarvoor budget beschikbaar en de verschillende geledingen van de ICA hebben zich bereid verklaard hun projecten de komende jaren waar mogelijk op Afrika te richten. Voorlopig is het nog lastig om van start te gaan omdat de directeuren van nationale archieven in Franstalig Afrika verklaarden onvoldoende te zijn betrokken bij het formuleren van de strategie; dat zou teveel een zaak van de Engelstaligen zijn geweest…... Dat is jammer, want de collega's die ik spreek vragen  om steun en willen het liefst morgen al met projecten starten.

Het congres had als thema Evidence, security and civil rights, dat betekende een focus op informatie en recent gevormd archief. De congresbijdragen waren gevarieerd. Helaas moest ik een lezing missen over de lessen die getrokken kunnen worden uit Hillary Clintons omgang met email. Wel was ik bij de lezing van Joan Soler Jimenez uit Catalonië, hij vertelde ons hoe zijn vereniging zich inzet voor de aanname van de Verklaring over Archieven door de verschillende Catalaanse overheden. Hij constateert daarbij dat hoewel de verklaring inmiddels door de overheid breed wordt gedragen, dit niet betekent dat diezelfde overheid zich nu meer dan tevoren inzet voor goed (digitaal) records management. Ondanks de campagne worden de archieven in Catalonië nog steeds vooral gezien als behoeders van het erfgoed, van bestanden met historische waarde. De rol van archieven ten behoeve van een transparante overheid komt nog onvoldoende uit de verf.
Een sessie verzorgd door universiteitsarchivarissen was in dit verband interessant. In meerderheid herkenden de Amerikanen onder hen zich niet in het op recente informatie gerichte congresthema, omdat de oriëntatie van hun werk nu juist het erfgoed is. Zij beheren afgesloten archieven en zijn niet gediend met campagnes gericht op het belang van archieven voor de democratie. De archivaris van de universiteit Paris Diderot, Charlotte Maday, liet een heel ander geluid horen. Zij is eigenlijk meer records manager dan archivaris, want de bestanden die zij beheert worden op termijn overgedragen aan het Franse Nationaal Archief. De universiteitsarchivarissen die aan het woord kwamen vertelden desgevraagd dat zij vrijwel geen rol hebben in het behoud van onderzoeksdata. Die berusten nog onder de onderzoekers of hun instituten. Ik bedacht dat in Nederland gelukkig al heel lang aan de weg wordt getimmerd door DANS en zijn voorlopers.

Zelf had ik een rol in de presentatie van het UNESCO PERSIST project (Platform to Enhance the Sustainability of the Information Society Transglobally). Dit project beoogt de bevordering van de duurzaamheid van het digitale erfgoed en is onderdeel van het UNESCO Memory of the World Programme. Momenteel wordt gewerkt aan twee projecten, een software heritage platform en richtlijnen voor de selectie van digitale bestanden die voor behoud in aanmerking komen, zowel in de sfeer van archieven, bibliotheken als musea. Doel van het platform is om via virtuele machines oude software weer tot leven te wekken. Daartoe wordt de samenwerking gezocht met grote IT-bedrijven zoals Microsoft. Die worden onder meer opgeroepen om hun oude besturingssystemen beschikbaar te stellen, zodat daarop verouderde software weer kan werken. In Reykjavik was tijd ingeruimd voor het bediscussiëren van de concept-richtlijnen. De tekst die werd voorgelegd had nog een groot 'bibliotheek'gehalte, maar dankzij de inzet van collega's in Reykjavik komt daar nu verandering in. In november zullen de richtlijnen worden gepresenteerd tijdens UNESCO's algemene conferentie. Daar zal ook in samenwerking met Carnegie Mellon University een voorbeeld van een virtuele machine worden getoond.


De ICA maakte het ook dit jaar financieel mogelijk dat enkele jonge collega's konden deelnemen aan het congres. Bij de afsluiting lieten zij ons delen in hun ervaringen. Hartverwarmend waren de woorden van de jonge Nigeriaan Elvis Otobo. Hij hield de zaal voor dat hij tijdens het congres een sfeer van verandering had gevoeld, die hem sterk had aangestoken: I feel change! Gewapend met de opgedane kennis en wetend dat hij niet alleen staat maar kan bouwen op een groeiend netwerk van collega's zal hij terugkeren naar Nigeria om zich daar als archivaris in te zetten voor zijn land en voor Afrika. Ik denk dat na zijn woorden ook de criticasters van de ICA strategie voor Afrika niet anders kunnen dan zich inzetten voor hun continent, waar nog zoveel te doen is en dus nog heel veel kan worden bereikt. Met de enthousiaste woorden van deze jonge collega in gedachten ben ik op het vliegtuig gestapt, klaar om de draad bij het Gelders Archief weer op te pakken.

zondag 24 mei 2015

Archiefontmoetingen in Polen (3)

Op 21 en 22 mei nam het bestuur van ICA SPA deel aan het internationale Colloquia Jerzy Skowronek Dedicata dat jaarlijks wordt georganiseerd door het Poolse Nationaal Archief. Het telde zo'n 75 deelnemers uit vrijwel alle Oost-Europese landen, van Finland tot Rusland en Kroatië. Onderwerp dit jaar was 'Archives in the social environment of the 21st century'. Een aanzienlijk aantal sprekers kwam niet veel verder dan het geven van een overzicht van de stand van zaken bij hun archief. Enkele lezingen sprong er voor mij uit. Daartoe behoorde de presentatie of liever gezegd noodkreet van de directeur van het Nationaal Archief van Bosnië en Herzegovina, Adamir Jerkovic. Zijn archiefbestanden werden bij rellen in februari vorig jaar voor een groot gedeelte verwoest of ernstig beschadigd. Er zijn in zijn land nauwelijks fondsen beschikbaar en hij deed dan ook een dringend beroep op collega's om hem te steunen, zodat de bestanden die nu nog te redden zijn ook daadwerkelijk geconserveerd kunnen worden. Hier heeft de International Council on Archives een rol te spelen lijkt me. Een boeiende presentatie leverde directeur Florin Cîntic van het staatsarchief van de Roemeense regio Moldavië in Iasi. Hij begon met het uitspreken van de hoop dat er een moment zal komen dat de archieven van de republiek Moldavië en die van zijn regio een eenheid zullen vormen, indirect nam hij daarmee politiek stelling. Cîntic is pas recent in de archiefwereld terecht gekomen. Hij trof in Iasi een cultuur van geslotenheid aan, volstrekt niet gericht op het bieden van toegang aan het publiek. Hij beschouwt dit als een erfenis van de communistische periode, toen archieven voor alles het staatsbelang moesten dienen en transparantie niet gewenst was. Hij doet er alles aan om deze onnodige conservatieve cultuur te doorbreken. Daarbij sluit aan wat Elena Romanova, hoofd van de afdeling 'archival science' van het 'All-Russian Research Institute' opmerkte: zelfs nu de communistische commandostructuren niet meer bestaan, zijn archivarissen nog steeds gewend om alle beslissingen op een hoger niveau van goedkeuring te laten voorzien.
Vrijwel alle sprekers gingen uitgebreid in op de rol die zij spelen op het educatieve vlak, variërend van het organiseren van tentoonstellingen, lezingen, cursussen en rondleidingen tot speciale onderwijsprogramma's. Deze activiteiten ondernemen zij vanuit de optiek dat zo het publiek kan kennismaken met hun archief en het gebruik ervan wordt gestimuleerd. Over de inzet van sociale media repten de meeste collega's maar weinig.
Ik merkte dat we met het Gelders Archief tamelijk ver af staan van de Oost-Europese werkelijkheid. Daar is alles in belangrijke mate gericht op het stimuleren van het fysieke bezoek, terwijl wij zoveel mogelijk de online weg bewandelen. Zelf hield ik een lezing over de oriëntatie van het Gelders Archief op virtuele beschikbaarstelling en op het e-Depot en waagde ik het mijn gehoor voor te houden dat ik op termijn streef naar sluiting van de fysieke studiezaal. Hoe de zaal daarover dacht werd goed verwoord door prof. Andrzej Biermat. Hij refereerde in zijn slotwoord niet concreet aan de lezingen behalve aan de mijne en nam daartegen stelling. De route van het Gelders Archief beschouwt hij als het doorbreken van de band met de klant. Hij gaat daarbij voorbij aan het feit dat met het moderne publiek wel degelijk een band wordt onderhouden, al is die vooral virtueel. Als je je onvoldoende op dit publiek richt, dan verlies je op termijn in mijn optiek het merendeel van je klanten.
Het colloquium bood een goed inzicht in de ontwikkelingen bij onze Oost-Europese collega's. Heel jammer was het dat er vrijwel geen gelegenheid tot discussie werd geboden.

zaterdag 23 mei 2015

Archiefontmoetingen in Polen (1)

Deze week verbleef ik in Warschau voor de vergadering van het bestuur van de sectie voor beroepsverenigingen van de International Council on Archives. Tijdens onze eerste dag, op 18 mei, maakten we kennis met het werk van de Poolse vereniging van archivarissen . Deze vereniging verzorgt met haar cursusaanbod de opleiding van de archivarissen werkzaam bij kleine instellingen en ondernemingen en geeft boeken en een magazine uit. Daarnaast houdt zij zich ook bezig met het exploiteren van vijf archiefdepots ten behoeve van particuliere organisaties en bedrijven. We bezochten een van de grootste, in Lubna, met een capaciteit van 130 km1. Deze depots zijn een heel belangrijke inkomstenbron voor de vereniging, die daarmee onder meer haar personeelsbestand van 18 medewerkers betaalt. De vereniging is met deze activiteit begonnen toen bleek dat o.m. personeelsdossiers van onderemingen niet goed werden beheerd, waardoor oud-personeel werd benadeeld. De vereniging sprong in het gat in de markt en sloeg twee vliegen in een klap, bestanden bleven zo behouden en de vereniging verdiende geld. De toekomst voor deze activiteit is niet rooskleurig, er zijn kapers op de kust die veel goedkoper kunnen aanbieden, zoals Iron Mountain.
Na Lubna bezochten we het in 2012 geopende nieuwe archiefgebouw van het staatsarchief van Radom. Dit archief beheert conform de Poolse structuur niet alleen de archieven afkomstig van de provincie Radom, maar ook van alle steden en andere lokale overheden binnen de provincie. Een stadsarchief Radom bestaat dus niet. Deze opzet dateert uit de communistische periode toen alle overheden, op welk niveau ook, als gerelateerd aan de rijksoverheid werden beschouwd. Ook nu nog ressorteren alle archieven na overbrenging onder de rijksoverheid. In Radom wordt zoals in de andere 33 staatsarchieven gedigitaliseerd. Enige zorg van de directeur daarbij is dat het bezoekersaantal van zijn instelling zal teruglopen. Ik geloof niet dat mijn opmerking dat internetbezoekers ook bezoekers zijn hem heeft gerustgesteld..
Interessant was het te horen dat de verschillende staatsarchieven voor al hun processen de risico's in kaart moeten brengen om tot goed risicomanagement te komen. Wat mij daarbij bevreemdde was dat ieder dat voor zichzelf doet. Je zou de processen ook landelijk kunnen verdelen.
Na afloop van de ICA SPA vergadering op dinsdag was er gelegenheid voor een gesprek bij de universiteit van Warschau met studenten geschiedenis die het keuzevak archivistiek hebben gekozen. Zij vertelden over hun langdurige stages bij bedrijven, waar zij in een aantal gevallen de archivering zelfs moesten oopzetten. Zij bleken goed op de hoogte van ISO-standaarden en gebruikten ISAD. Zij wisten van digitale archivering, maar gaven toe dat zij daar in de praktijk niet mee te maken kregen. Hoewel de stages zich in de sfeer van het records management afspelen, hadden de studenten die wij spraken alleen een voorkeur voor een toekomst in het historisch archief. Niet zo vreemd, want via hun studie geschiedenis waren zij op het spoor van de archieven gekomen. De aanwezige Poolse collega hield de studenten voor dat zij ernstig rekening moesten houden met een toekomst in het records management, want het aantal jaarlijks te vervullen possities bij de staatsarchieven is gering.

Archiefontmoetingen in Polen (2)

Woensdag 20 mei vergaderde het ICA SPA bestuur bij het AAN (Centraal Archief voor Moderne archiefbescheiden) . Deze instelling is gehuisvest in het eerste gebouw in Polen dat als archiefgebouw werd ontworpen. Architect is Bohdan Pniewski. We werden er ontvangen door de directeur, die uitlegde dat modern bij dit archief betrekking heeft op documenten gevormd vanaf 1918, toen Polen de onafhankelijkheid herwon. Aan de vooravond van de Tweede Wereldoorlog beheerde de instelling 35 km1 archief. Na de opstand van Warschau lieten de Duitse bezetters het Archief in vlammen opgaan, slechts 3% van de bestanden bleef behouden omdat dit gedeelte tijdelijk elders was ondergebracht.
Na afsluiting van onze vergadering werden we in hetzelfde gebouw rondgeleid door het NAC, het Nationaal Digitaal Archief . De verwachting was dat we een gesprek zouden voeren over het Poolse e-Depot, maar dat wat niet het geval. We kregen uitleg over het NAC. Bij deze instelling worden 15 miljoen foto's, 30.000 geluidsbanden en 2500 films bewaard. Bovendien zijn er afdelingen die deze bestanden digitaliseren en scanopdrachten uitvoeren voor andere staatsarchieven. Gevraagd naar de standaarden die worden gehanteerd, kregen we als antwoord dat naar de Angelsaksische landen wordt gekeken, maar dat ook eigen onderzoek wordt gedaan naar de meest geschikte formats en dpi's. Het scannen van geluidsbanden staat nog in de kinderschoenen en is afhankelijk van een medewerker met toevallige kennis van de materie. Van een e-Depot is nog in het geheel geen sprake. Ons werd verteld dat de ontwikkeling van een digitaal depot wel tot de ambitie behoort, maar dat dit vooralsnog toekomstmuziek is.