donderdag 16 oktober 2014

ICA Congres Girona: een Catalaans feestje

Van 11-15 oktober nam ik in het Catalaanse Girona deel aan het congres en de vergaderingen van de International Council on Archives. In Girona werd de ICA-koers voor de komende jaren vastgesteld: focus op archieven als essentieel voor good governance, op volgen en beïnvloeden van nieuwe technologieën en op verstevigen van de professie. Martin Berendse nam in Girona afscheid als president en werd opgevolgd door de Australiër David Fricker.

De setting van het congres was bijzonder. Voertaal was het Catalaans, Spaanse klanken heb ik nauwelijks gehoord. De uitingen van nationalisme waren in de stad overal aanwezig in de vorm van vlaggen, pamfletten en graffiti. Ik heb alleen Catalanen gesproken die voorstander waren van onafhankelijkheid en bij het slotdiner nodigde de burgemeester van Girona ons uit om als toerist terug te komen, naar zijn verwachting zou dat in een ander land zijn....
Het congres was qua deelnemersaantal een groot succes met meer dan 900 aanwezigen, daaronder 32 Nederlanders, meer dan het aantal Amerikanen, Fransen en Duitsers!
De eerste keynote spreker was Joan Roca, een beroemde Catalaanse topkok. Hij vertelde hoe zijn grote culinaire bibliotheek en het goed archiveren van het bereidingsproces van de gerechten voorwaarden zijn om ook in de toekomst tot culinaire hoogstandjes te komen. De laatste keynote werd gehouden door de musicus Jordi Savall, die een boeiend verhaal hield over de wijze waarop hij het bespelen van de viola da gamba wist te reconstrueren door grondig (archief)onderzoek, waarbij het niet alleen om muziekstukken ging, maar vooral om de context waarin deze in het verleden waren gespeeld.
Niet alle programma items waren even interessant. Dat waren de gesprekken in de marge van het congres meestal wel. Zo hoorde ik over het Portugese E-depot initiatief RODA, dat op open source is gebaseerd. In Nederland heeft het Nationaal Archief gekozen voor Preservica (vh. Tessella) en dat betekent afhankelijkheid van een commerciële aanbieder. Dat speelt in Portugal dus niet. In een presentatie over het Deense Bit Repository bleek dat ook de Denen zich op open source baseren.
De national archivist van Gambia vertelde mij dat een archiefopleiding in zijn land ontbreekt, ook zelf leert hij momenteel 'on the job', net als zijn (maar) vijf collega's. Oplossingen zijn mogelijk online onderwijs waar de ICA aan werkt of de inzet van gepensioneerde collega's als vrijwilligers. De ICA sectie voor professional associations zal zich daar voor gaan inzetten.
Zoals zo vaak ontstonden ook tijdens dit congres misverstanden rond de terminologie. Waar in het ene land onder een archivaris ook een records- of informatiemanager wordt verstaan, is dat in een ander land niet het geval. Dat leidt dan weer tot onbehagen, waarom wordt het records management niet genoemd, terwijl de spreker zich van geen kwaad bewust is en het hele continuüm denkt te bestrijken!

Tijdens een sessie over open data voelde ik mij bevestigd in de keuze die we met het Gelders Archief hebben gemaakt om de online beschikbaarstelling van onze informatie kosteloos te maken en te werken aan het op uniforme wijze toegankelijk maken daarvan als open data. Ook nu sprak het voorbeeld van de stad Stockholm mij aan. Daar wordt stevig gewerkt aan open data met als motivering transparantie en het economisch belang van vrij hergebruik van data. De toegang op het al sinds 2010 bestaande E-arkiv speelt daar een sleutelrol voor de inwoner van de stad die informatie zoekt van de overheid.
Het Zwitserse Nationaal Archief heeft als opdracht de open data portal van de Zwitserse overheid te beheren. De Zwitsers overwegen nu om de betreffende bestanden ook in het archief op te nemen. In mijn ogen is dat een verkeerde route. Data zouden eerst (vervroegd) overgedragen moeten worden, met de opdracht deze informatie als open data beschikbaar te stellen. Bovendien verwachten de Zwitsers dat de gebruiker van de open data voor het verifiëren daarvan zullen zorgen, zodat aanvullingen mogelijk zijn. Dat staat natuurlijk haaks op het behouden van de authenticiteit van de data.

Tenslotte, tijdens de algemene ledenvergadering van de ICA kwam een politieke kwestie aan de orde. Het voorstel was om Syrië en Irak te royeren als lid omdat zij de laatste jaren geen contributie hadden betaald. Daarop werd verzocht om gezien de burgeroorlog in deze landen, een besluit op te schorten. Volgens de statuten van de ICA is dat niet mogelijk, maar voorzitter David Fricker loste de kwestie op door te beloven nog een keer hun lidmaatschap tegen het licht te houden en te melden dat ook collega's uit landen die geen lid zijn van de ICA toch welkom zijn bij bijeenkomsten.

vrijdag 26 september 2014

84e Deutscher Archivtag, Maagdenburg 2014

Van 24-26 september nam ik deel aan de Deutscher Archivtag. We werden ontvangen in de stad Maagdenburg, in Sachsen-Anhalt, door overheden die bijzonder verguld waren met de komst van dit congres naar hun stad en land, want voor het eerst sinds de Wende werd deze deelstaat bezocht door de 'Archivarinnen' en 'Archivare'. De Messe waar de honderden collega's bijeenkwamen, bestaat pas sinds de jaren negentig, voordien bevond zich er een Russische kazerne met oefenterrein.
De keynote bij de opening van het congres werd verzorgd door Sabine Brünger-Weilandt, directeur van het Leibniz Institut für Informationsinfrastruktur. Zij ging in op het belang van een goede informatie infrastructuur, zodat onderzoekers uit verschillende disciplines van elkaars data gebruik zouden kunnen maken. Zij constateerde dat er daarbij nog een wereld is te winnen. Eigenlijk was haar pleidooi gericht op de verschillende onderzoeksinstituten die veel meer zouden moeten samenwerken. Toch beschouwde ik het ook als een uitdaging aan ons archivarissen: de gemeenschappelijke toegang tot de informatie die wij beheren moet er zo snel mogelijk komen, ook bij ons is er nog teveel versnippering. Een volgende stap kan dan zijn het verbinden van onze informatie met die de onderzoeksdata van wetenschappers. Voorlopig is dat nog wel toekomstmuziek!

Tijdens dit congres ontmoette ik twee Russen, Aleksandr Bezborodov en Efim Iosifowitsch Pivovar, resp. vice-rector en rector van de Staatsuniversiteit voor Geesteswetenschappen in Moskou. Pivovar is bovendien voorzitter van de Russische vereniging van historici en archivarissen en Bezbodorov is directeur van het instituut voor Geschiedenis en Archieven binnen de universiteit. Zij vertelden mij het heel belangrijk te vinden om aan dit congres deel te nemen nu er op het politieke vlak zoveel spanning heerst en ze spraken de wens uit dat er voor vakgenoten contact mogelijk zou blijven. Bezbodorov meldde mij uit eigen beweging dat de media in zijn land alleen het overheidsstandpunt weergeven en dus heel gekleurd zijn, tegelijk betichtte hij Kiev ervan hetzelfde te doen. In opdracht van Poetin had hij een gids uitgebracht over archieven in het oosten van de Oekraïne. Die was nationalistisch gekleurd, maar als je daar doorheen kon kijken bevatte deze nuttige informatie, zo zei hij...... Beiden zijn diep geraakt door de strijd tussen beide landen, er zijn collegiale en familiebanden die nu ineens op het spel staan. Ik werd met een collega van de International Council on Archives uitgenodigd om naar Moskou te komen voor een uitwisseling met studenten archivistiek. Zeker interessant en zinvol, maar toch eerst de politieke ontwikkelingen even afwachten!

De Deutscher Archivtag had als centraal thema het digitale aanbod aan de klant. Daarover werden zinnige dingen opgemerkt. In een lezing over de virtuele studiezaal werd stil gestaan bij het goed regelen van toegang op afstand tot privacy gevoelige bestanden, zodat een onderzoeker voor het raadplegen van gevoelige informatie niet naar het archiefgebouw hoeft te komen. In een andere bijdrage werd aan de virtuele studiezaal de voorwaarde verbonden van een formele aanmelding. Met andere woorden, stukken zouden digitaal alleen beschikbaar gesteld moeten worden als de gebruiker zich heeft aangemeld en geïdentificeerd. Dat gaat mij veel te ver, maar zou voor de genoemde gevoelige informatie een optie kunnen zijn. Interessant is overigens hoe de Duitse collega's heel gemakkelijk overgaan tot het afsluiten van overeenkomsten met Ancestry.com om de akten van de Burgerlijke Stand te digitaliseren en soms ook van indexen te voorzien. Die behelzen zonder uitzondering dat gedurende een aantal jaren het archief zelf de scans alleen in de fysieke studiezaal ter beschikking mag stellen, terwijl Ancestry deze van meet af aan commercieel mag uitnutten. Dat zou mijn keuze niet zijn!


Tijdens de Archivtag kwamen ook projecten aan de orde die heel direct zijn gericht op het wetenschappelijk onderzoek. Een daarvan was het Francke-project dat als doel heeft het aanbieden van informatie en scans rond de piëtistische theoloog Francke uit Halle. Daartoe wordt een portal opgebouwd waarbij gebruik wordt gemaakt van verschillende collecties en archieven en die beoogt de betreffende documenten zoveel mogelijk digitaal aan te bieden. Dergelijke thematische portals zijn natuurlijk interessant voor de onderzoeker, maar ik zet er vraagtekens bij. Zou het niet beter zijn om te investeren in de goede toegankelijkheid inclusief aanbod van scans via de beherende instellingen zelf, natuurlijk met open data als uitgangspunt? Dergelijke portals zouden zich daar dan op kunnen baseren.  

Bij de opening van de Archivtag werd het Archivportal-D officieel in werking gesteld. Dit maakt het in principe voor alle Duitse archieven mogelijk om hun toegangen en gedigitaliseerde stukken via een gemeenschappelijke toegang te presenteren. Dat gebeurt door via mapping de metadata in het Archivportal te importeren. Deze website heeft nog een lange weg te gaan, tot op heden neemt maar een beperkt aantal archieven deel, terwijl ook het gereedmaken van de data nog een hele klus blijkt.

Het jaarcongres van de Duitse collega's bood veel stof tot nadenken. Jammer dat het nog wel een aantal maanden duurt voordat de verschillende bijdragen in het blad Archivar als pdf te raadplegen zijn!

dinsdag 16 september 2014

Archiefervaringen in Abu Dhabi

Maandag en dinsdag nam ik in Abu Dhabi, hoofdstad van de Verenigde Arabische Emiraten, deel aan een conferentie, samen met andere vertegenwoordigers van de International Council on Archives (ICA), UNESCO, de International Records Management Trust en ARMA International. We waren naar de Golf getogen op uitnodiging van de directeur van het Nationaal Archief, Dr. Abdullah El Reyes. Onderwerp was de voorgenomen oprichting door het Archief van een internationaal 'Archives Center of Excellence' ter ondersteuning van archieven en archivarissen wereldwijd met aandacht voor onderzoek, opleiding en training. Een centrum waarvoor heel veel mogelijk lijkt te zijn, want het budget is niet begrensd.

De zondag voorafgaand aan de conferentie bezocht ik het Nationaal Archief. Hoewel de instelling deze naam draagt, is van een werkelijk archief momenteel geen sprake. De staat is jong (1971) en de archieven zijn door de verschillende ministeries nog niet overgebracht, al werd ons verzekerd dat dit heel binnenkort gaat gebeuren. Voorlopig moet de bezoeker het doen met microfilms die zijn gemaakt van miljoenen archiefbescheiden elders. De oudste stukken die in Abu Dhabi in kopie aanwezig zijn, hebben betrekking op het bezoek van Vasco da Gama in 1492 aan het gebied van de huidige emiraten. De originelen berusten in Portugal. Heel veel documenten zijn afkomstig van het Britse Nationaal Archief. Niet vreemd,  want de emiraten vormden tot 1971 een Brits protectoraat. Ook kopieën van Nederlandse archiefbescheiden en publicaties behoren tot de collectie. Toen ik een medewerkster vroeg of het de bedoeling was de films te scannen om zo het beschikbaar stellen te vereenvoudigen, antwoordde ze dat daaraan wordt gewerkt, maar dat dit een langlopend project is. Uit eigen beweging voegde ze er aan toe dat helaas veel interessante stukken niet ter inzage zijn omdat deze gevoelige informatie bevatten. Het gaat dan vooral om stukken die betrekking hebben op de slavenhandel en alcohol. De slavenhandel, zo bleek mij later, ligt gevoelig omdat de regerende elite daar tot in recente tijden bij betrokken was. Alcohol is een lastig onderwerp omdat het in dit islamitische land not done is om alcohol te drinken. Ik informeerde of de medewerkers in zulke gevallen verwijzen naar de originelen in archieven elders. Dat blijkt niet het geval. Het antwoord luidt dan dat het gevraagde stuk zich niet bij het Archief bevindt....
Aan de wieg van het huidige Nationaal Archief staat de stichter van de Emiraten, Sjeik Zayed bin Sultan Al Nahyan. Hij wordt in heel Abu Dhabi geëerd als een vader des vaderlands, ook in het Archief. Daar vind je bij binnenkomst een citaat van hem: "He who does not know his past cannot make the best of his present and future, for it is from the past that we learn". Dat geldt als motto voor het Archief.

Aanwezig in Abu Dhabi was ook Martin Berendse, tot voor kort directeur van het Nationaal Archief, sinds deze zomer van de Openbare Bibliotheek Amsterdam. Hij vertelde enthousiast over zijn nieuwe baan en in het bijzonder over de dynamiek die de enorme aantallen dagelijkse bezoekers met zich mee brengen. Tot in oktober blijft hij nog verbonden aan de ICA als president, dan wordt hij in die rol opgevolgd door de Australiër David Fricker, ook in Abu Dhabi aan tafel. Voor de archiefwereld is Martin niet helemaal verloren, hij geeft inmiddels gastcolleges aan de Universiteit van Amsterdam over de politieke implicaties van de archiefprofessie. Uit buurland Saoedi-Arabië nam Dr. Fahd Al Semmari deel, de secretaris-generaal van de King Abdulaziz Foundation for research and archives in Riyad. Buiten de vergadering had ik een boeiend gesprek met hem. Gevraagd naar het verbod op het christendom in zijn land stelde hij dat de paus ook geen moslims als bewoners in het Vaticaan zou dulden. De openbare godsdienstvrijheid die Nederland aan niet-christenen biedt, is in zijn ogen niet nodig. Binnenskamers kan het geloof ook beleden worden. Maar sprekend over archivistische kwesties vonden we elkaar wėl. Zoals ik al eerder heb ervaren, wereldwijde samenwerking op het vakgebied is goed mogelijk, maar als je, vooral buiten de westerse wereld, aan politieke standpunten de voorrang zou geven, dan wordt het soms ingewikkeld.
Het waren twee dagen van goed overleg die naar ik verwacht zullen leiden tot een zinvolle inspanning van de Emiraten voor de archiefwereld.  Het Nationaal Archief werkt de plannen uit om ze half oktober in Girona aan de ICA voor te leggen.

zondag 23 maart 2014

NEA Spring meeting: De Boston marathon

De tweede dag van het congres van de New England Archivists volgde ik een lezing over Our Marathon: The Boston bombing digital archives. Dit is een initiatief van de Northeastern University in Boston en is bedoeld als een online memorial voor iedereen die de gevolgen van de bomaanslagen ondervindt. De website is een centrale bron waar allerlei digitaal materiaal is samengebracht. Op dit moment bevat Our Marathon meer dan 3700 verschillende digitale items, variërend van foto's, onbewerkt filmmateriaal, sms-berichten, facebookpagina's, e-mails en memes, tot scans van papieren documenten zoals brieven. Het bestand is aangevuld met inmiddels vijftig interviews, die zijn afgenomen door twee historici die gelden als oral history experts.
Het is de bedoeling dat op termijn alle materialen worden overgedragen aan de universiteitsbibliotheek, de Northeastern Library.
Bij het luisteren naar de verschillende projectmedewerkers werd ik aanvankelijk meegenomen door hun enthousiasme en grote betrokkenheid. Prachtig dat op deze bijzondere wijze de herinnering aan de schokkende gebeurtenis van 15 april 2013 wordt levend gehouden en dat bovendien een scala aan bronnen behouden blijft. Maar het initiatief heeft ook een andere kant. Door de enorme aandacht voor de Boston bombing bestaat het risico dat op termijn deze gebeurtenis een andere plaats in de geschiedenis gaat innemen dan wellicht gerechtvaardigd is. Die vraag kwam tijdens de discussie na afloop van de lezing niet aan de orde, maar toen ik deze voorzichtig toch aan Amerikaanse collega's voorlegde, bleek dat mijn zorg door een aantal van hen werd gedeeld. Zij tekenen bovendien aan dat het een universitair initiatief betreft, waar veel geld mee gemoeid is. Zij durven de vraag naar de rechtvaardiging van het project in het openbaar eigenlijk niet te stellen, omdat, heel begrijpelijk, het onderwerp nog heel veel emoties oproept. Maar terecht merkte iemand op dat er voor de vele doden als gevolg van zelfmoordaanslagen in onder andere Afghanistan geen online memorials worden opgericht. Dat betekent dus dat daar waar gelden beschikbaar zijn voor het verzamelen van bronnen de geschiedenis uiteindelijk anders geschreven wordt dan waar dit niet het geval is. De hotspots waar we het in Nederland over hebben bij het waarderen en selecteren van archieven, worden zo bewust gecreëerd...
Genoeg stof nog voor discussie en dan ben ik nog niet eens ingegaan op de benaming 'digital archives'. Want kun je bij het initiatief in Boston eigenlijk wel van een archief spreken, is het niet veeleer een collectie van gegevens, afkomstig uit de persoonlijke 'archieven' van een groot aantal individuen?

vrijdag 21 maart 2014

NEA Spring meeting, Portsmouth, New Hampshire, USA

Vandaag en morgen, 21-22 maart, wordt in Portsmouth het 40e congres gehouden van de vereniging van New England Archivists. Ik neem daaraan deel voorafgaand aan de bestuursvergadering van de sectie van beroepsverenigingen van de International Council on Archives. Ruim 300 collega's zijn naar Portsmouth  gekomen, onder wie een opvallend groot aantal archivarissen van hooguit 30, terwijl bovendien de vrouwen in de meerderheid zijn. Terwijl buiten de wind giert en de temperatuur maar nauwelijks boven nul komt, wordt hier binnen de 'spring meeting' gehouden. De keynote wordt geleverd door Ian MacKaye, leider van de punkrock band Fugazi en directeur van zijn eigen muzieklabel Dischords Records. Vanaf de oprichting van Fugazi in 1987 zorgde hij ervoor dat er van elk optreden een cassettebandopname werd gemaakt. Ook alle platen en cd's bewaarde hij, zelfs opnamen gemaakt met een dictafoon. Bovendien verzamelde hij recensies e.d. en hield hij aantekeningen bij van de concerten. Hij verklaart deze verzameldrang vanuit de behoefte om vast te leggen wat de band bereikte in de muziek, het ging hier, zo vertelde hij, om vernieuwing. Inmiddels is alles gedigitaliseerd. Een prachtige database is beschikbaar, Fugazi Live Series. Dat geheel is goed ontsloten onder meer op land, zo kom je er achter dat de band dertig keer in Nederland speelde, van Amsterdam tot Nijmegen. Bij een archivaris komt direct de vraag op: waarom alles en waarom geen selectie? Die vraag heeft MacKaye zich niet gesteld. Het publiek moet maar oordelen. Tot nu toe blijkt voor vrijwel ieder concert wel belangstelling te zijn (totaal rond de 850) en worden er kleine bedragen betaald om de concerten te downloaden. MacKaye is momenteel zelfs bezig om de waardering van de geluidsopnamen te verwijderen. Een slechte opname, zo is hem gebleken, wil nog niet zeggen dat het publiek er geen interesse voor heeft.
Ik denk dat de keuze van MacKaye een juiste is. Gegeven het feit dat de bronnen voor het bestuderen van punkrock beperkt zijn en ook omdat dit bestand uniek is in zijn volledigheid, is er veel voor te zeggen om het geheel in tact te laten en er ook in de toekomst niet op te selecteren. Gezien de omvang is dat ook mogelijk. Vraag is natuurlijk wel en die werd door MacKaye niet beantwoord, hoe wordt de digitale duurzaamheid gewaarborgd?
Het verhaal van MacKaye klonk voor archivarissen, maar eigenlijk zou het verteld moeten worden aan figuren in de popmuziek. Juist iemand als MacKaye kan deze musici overtuigen van het belang voor henzelf en voor de maatschappij van het behoud van hun erfgoed.

zaterdag 15 februari 2014

Toegangen tot overheidsarchieven desastreus?

In zijn blog van 13 februari trekt Eric Hennekam van leer tegen archiefinstellingen en tegen de overheid in het algemeen. Ten onrechte zouden er miljoenen euro's zijn gestoken in het digitaal toegankelijk maken van archieven en het scannen van die archieven. Volgens Hennekam is dit weggegooid geld omdat deze wijze van toegankelijk maken alleen maar chaos heeft gebracht, terwijl bovendien zonder enig beleid is gedigitaliseerd. Ook zou er dubbel werk zijn verricht en geen rekening zijn gehouden met de wensen van de klant. In een adem noemt Hennekam tenslotte de digitale ontwikkelingen bij de verschillende overheden, die elk met eigen, niet compatibele systemen werken.

Op Erik Hennekams conclusie valt ten aanzien van de archiefwereld het nodige af te dingen. Ik doe dit aan de hand van de ontwikkelingen bij het Gelders Archief. Daar worden al vele jaren archieven ontsloten met een applicatie die door de meeste regionaal historische centra in de provinciale hoofdsteden wordt gebruikt. De toegangen die op onze website verschijnen, zijn ook via www.archieven.nl te vinden,  samen met de toegangen van 80 andere archiefinstellingen. In het verleden werden de toegangen op archieven via de tekstverwerker geproduceerd, uitgeprint en op de studiezaal geplaatst. De tweede en derde stap slaan we al een aantal jaren over, de digitale bestanden zijn alleen via een computer of tablet te raadplegen en dus ook via internet. Hier is geen sprake van verspilling van gemeenschapsgeld, maar van een betere aanwending daarvan lijkt me.
In de studiezaal in ons oude gebouw stonden planken vol fotokopieën van doop-, trouw- en begraafboeken en een fors aantal bakken met microfilms en -fiches; via die weg stelden we onze meest geraadpleegde bestanden beschikbaar. Dat gebeurt in onze nieuwbouw niet meer: alle films en kopieën zijn gedigitaliseerd en de scans vind je op onze website (en ook via archieven.nl). Dat kostte natuurlijk geld, maar daarmee bespaarden we ruimte in onze nieuwbouw.
Het Gelders Archief presenteert de indexen op de akten van de Burgerlijke Stand maar ook die akten zelf op het internet. Kijken we daar naar de kosten, dan zijn die gering. De indexen zijn gemaakt door onze vrijwilligers, de scans om niet beschikbaar gesteld door de Mormonen. Ik zou niet terug willen naar de oude tijden van het sjouwen met tienjarentafels en dikke delen van de Burgerlijke Stand...
Onze foto- en filmcollectie wordt alleen nog in digitale vorm, via de website, beschikbaar gesteld. Daarmee zorgen we allereerst voor een goed behoud van de originelen en maken we deze bestanden waar altijd al veel vraag naar was, op een goede wijze toegankelijk. Over behoud gesproken: de adresboeken van Arnhem, bij gebrek aan een bevolkingsregister een belangrijke bron, dreigen van ellende uit elkaar te vallen. Dan is de keuze voor digitalisering snel gemaakt.
Soms digitaliseren we minder gangbare bestanden op verzoek van een specifieke groep klanten. Dat is bijvoorbeeld gebeurd met de alba amicorum die het Gelders Archief bezit. Daarmee ondersteunen we het onderzoek van studenten en promovendi van de Radboud Universiteit.
 Momenteel doet het Gelders Archief mee aan een landelijk project dat beoogt om de 10% meest geraadpleegde archieven die rijkseigendom zijn te digitaliseren. Opnieuw: dit kost geld, maar levert veel op voor de klant en voor ons archief. Dat laatste brengt me op een meer algemene kwestie.
Het Gelders Archief heeft de focus verlegd naar de website, naar de virtuele studiezaal. Onze klanten zijn online te vinden, daar willen we ze ook bedienen. Dat vraagt een forse investering. Maar het betekent ook een verschuiving. Het bezoekcijfer voor onze studiezaal daalt al jaren en lag vorig jaar op 2.785. Op het internet daarentegen wisten 581.600 bezoekers ons te vinden. Ik heb nog niet uitgerekend wat een fysieke bezoeker ons kost tegenover een internetbezoeker, maar dat de eerste voor ons vele malen duurder is, zal duidelijk zijn. Het web is voor ons de toekomst en daar hoort het virtueel presenteren van onze toegangen bij. Scannen van de bijbehorende originelen gebeurt dan afhankelijk van de vraag.
Natuurlijk kent het verhaal ook schaduwkanten. De wijze waarop het Gelders Archief via de website toegang biedt kan beter, daar is ons tijdens een kwaliteitsonderzoek ook op gewezen. We pakken dat in de loop van dit jaar serieus op.

Terecht wijst Erik Hennekam op het gebrek aan samenwerking. Ik sprak ooit  met een directeur van ingenieursbureau DHV. Die verbaasde zich erover dat de Nederlandse archieven niet als eenheid opereerden. Waarom niet één organisatie, met dependances door het hele land? Dat zou tot een flinke efficiency kunnen leiden. Maar het is inherent aan de bestuurlijke inrichting van ons land dat iedere overheid en overheidslaag eigen keuzen kan maken. Dat is een groot goed, al remt het als het om archieven gaat een efficiënt samen optrekken. Gelukkig zijn er positieve ontwikkelingen. Zo wordt in het convenant dat Rijk en decentrale overheden ten aanzien van archieven hebben afgesloten het belang van een gemeenschappelijke toegang tot archieven nadrukkelijk benoemd en dat niet alleen, er wordt anno 2014 daadwerkelijk aan gewerkt in het programma Archief 2020. Laten we overigens niet vergeten dat via www.archieven.nl die gemeenschappelijkheid er voor de meeste instellingen al is. Tenslotte, het landelijke digitale archiefdepot dat met enkele jaren wordt gerealiseerd, zal tot een flinke efficiency leiden. De deelnemende overheden - en dat zullen er veel zijn - moeten om hun archieven in het e-depot onder te brengen, aan dezelfde standaarden voldoen. Geen uitvinden dus van het wiel meer per overheid meer. Bovendien, als we erin slagen om afgesloten dossiers direct in het e-depot onder te brengen en niet pas na de huidige 20 jaar, dan komt dit de eenvormigheid nog sterker ten goede.

Digitale toegang weggegooid geld zoals Erik Hennekam stelt? Bij het Gelders Archief zie ik het niet en ons verhaal kan ongetwijfeld voor veel collega-instellingen worden gehouden. Gebrek aan samenwerking? Daar valt nog wel een wereld te winnen, maar ik ben daarover positief!

maandag 25 november 2013

Jaarcongres International Council on Archives 2013

Afgelopen woensdag 20 november arriveerde ik in Brussel voor de eerste van een serie vergaderingen met de ICA. Voor een deel is dat noodzakelijk kwaad, het regelen van formele zaken, voor een ander deel is dat inspirerend. Dan denk ik vooral aan de vergaderingen van de Section on Associations SPA, die ik zelf mag voorzitten. Binnen de ICA als geheel blijft toekomst in een tijd van crisis een hoofdonderwerp. Hoe behoud je leden die voortdurend te maken hebben met budgetverlagingen? Het aantal verenigingen dat verbonden is met SPA is gelukkig stabiel gebleven. Belangrijk onderwerp in onze sectie was en is de promotie van het beroep en meer nog, hoe zorg je voor een goede lobby. Onze Catalaanse collega's blijken dan flink aan de weg te timmeren. Hun vereniging heeft bereikt dat het parlement van Catalonië zich schaarde achter de Universele Verklaring over Archieven. In vervolg daarop wordt nu campagne gevoerd onder alle Catalaanse gemeenten. Maar daarmee is nog niet genoeg bereikt: het gaat het er nu om er op te wijzen wat het onderschrijven van de verklaring in de praktijk betekent! De Franse vereniging heeft goede resultaten geboekt met de petitie die uitstel vraagt van de behandeling van de EU Data Protection Regulation; die werd door meer dan 51.000 mensen uit Europa maar ook ver daarbuiten ondertekend. Er is momenteel uitstel tot 2015. Dat is denk ik vooral een gevolg van andere factoren, maar een feit is dat zowel in Frankrijk als in andere landen archivarissen de weg hebben gevonden in de richting van de (Europese) politiek en daarbij bovendien over de grenzen hebben samengewerkt. Vrijdagavond werd het eindresultaat van de petitie gepresenteerd in het Stadsarchief van Brussel. Dat gebeurde op een prachtige plek, midden in een depot waar we heel toepasselijk omringd werden door de folianten van de Burgerlijke Stand. Het oude papier geurde evenals de koffie en het was er heel behaaglijk. Het tegenovergestelde van de condities die je voor archief wenst, maar wel een romantische sfeer!

Het ICA jaarcongres dat in het weekend 23-24 november op de vergaderingen volgde, was alleen al gezien het aantal deelnemers, ruim 500, een succes. Inhoudelijk was niet alles even interessant, maar dat geldt voor ieder congres. Enkele keynote speakers waren vooral met open deuren bezig. Oproepen als: zorg dat je aan tafel zit, richt je naar buiten en vindt de weg naar de politiek kennen we al langer. Interessanter is, hoe pak je dat aan, maar daarover hoorden we van hen te weinig.
Boeiend  vond ik een sessie over de betrokkenheid van het publiek bij het realiseren van toegang tot informatie. De Britse journalist David Clarke vertelde ons hoe dankzij sterke druk van het Britse publiek de vele dossiers over UFO's die zijn gevormd tijdens de Koude Oorlog behouden zijn gebleven en openbaar zijn gemaakt, terwijl vernietiging de bedoeling was. Sterker nog, deze dossiers kregen bij de selectie dezelfde speciale behandeling als de bescheiden van het het koninklijk huis! Het verhaal van Clarke deed me denken aan de Nederlandse hulpkaarten van het kadaster, die zijn gesubstitueerd en eigenlijk vernietigd moeten worden, maar door diezelfde druk nu waarschijnlijk behouden blijven. Soms weet het publiek zelfs de overbrenging van archieven te bevorderen. Dat overkwam het Britse ministerie van defensie, dat niet op tijd was met de voorgeschreven overbrenging en na koppen in de krant nu onder druk staat om actie te ondernemen. Al met al is het heel zinnig om onderzoekers en bredere publiek te betrekken bij beslissing rond selectie en vernietiging.

Sangmin Lee, lid van het SPA steering committee en o.m. adviseur van de stad Seoel, zette uiteen hoe Seoel momenteel keihard werkt aan het realiseren van open data. Sleutelfiguur daarin is burgemeester Park Won-soon. Vele miljoenen records en databestanden met betrekking tot het handelen van de overheid zijn inmiddels online te raadplegen en kunnen worden hergebruikt. Probleem is dat het digitale depot dat dit alles moet ondersteunen, nog niet gereed is. Dat brengt me op de presentatie van Malcolm Todd (National Archives, UK), die terecht op een later moment werd aangehaald door ICA-president Martin Berendse. Todd wees er op dat naast de traditionele lijn van beschikbaar stellen van overheidsdata aan het publiek via de archivaris (na overbrenging) tegenwoordig nog andere lijnen richting publiek onderscheiden moeten worden. Allereerst gaat het dan om het beschikbaar stellen van bestanden door de overheden zelf via hun websites; ik zie dat als een verdere uitbouw van de voorlichtingsfunctie. Daarnaast gaat het om het beschikbaarstellen door diezelfde overheden van hun data als 'open data'. Als vierde stroom noemde hij 'big data', waarbij overheidsgegevens in groten getale voor het publiek beschikbaar komen en worden hergebruikt. Grote vraag is: welke rol heeft de archivaris in dit verhaal? Daar ligt een enorme uitdaging! Ik denk dat we die moeten oppakken door zo spoedig mogelijk het e-depot te 





realiseren en dan niet alleen voor de op termijn te bewaren digitale data, maar ook voor alles wat te zijner tijd vernietigbaar is. Zo bieden we een goed kader voor het geheel van de overheidsinformatie. Onder dat geheel reken ik nadrukkelijk ook de licenties die bij open data horen, die zijn onlosmakelijk verbonden met de data die zij 'open' maken.

Tijdens een sessie over openbaarheid hoorde ik tot mijn verbazing dat het Franse openbaarheidsregime veel strenger is dan bij ons. Wat mij vooral opviel was het belang dat men hecht aan de 'mémoire des morts'. Ook overledenen hebben dus nog recht op privacy. Zo kon het gebeuren dat het Franse Nationaal Archief pas na stevig onderhandelen met het Franse college bescherming persoonsgegevens CNIL toestemming kreeg om de gegevens online te plaatsen van soldaten die vochten in de Eerste Wereldoorlog. En dan is het nog steeds mogelijk dat op last van nabestaanden gegevens van het net worden gehaald!
Het was een vruchtbaar congres, waarbij in mijn oren een aangehaalde uitspraak van Rufus Pollock naklinkt: the coolest thing thing to do with your data will be thought of by someone else!