International Council on Archives ICA (2)

Vandaag opnieuw vergaderd met de Programmacommissie. De contacten buiten de vergadering blijven heel interessant. Het is voor het eerst dat ik binnen de ICA een Chinese collega ontmoet die vloeiend engels spreekt. Ze vertelt mij dat er in China geen onderscheid gemaakt wordt tussen lopend, semi statisch en afgesloten archief, althans, als het gaat om de overheidsarchieven die sinds de machtsovername door Mao zijn gevormd. Deze archieven berusten bij de instellingen. De oude historische archieven van de keizers vormen een aparte eenheid. Ik heb haar gevraagd of genealogie net als bij ons een grote vlucht heeft genomen. Die belangstelling groeit nu, maar genealogie was lange tijd niet aan de orde. Vooral families die met de Kuomintang verbonden waren, zwegen of sterker, verdrongen het verleden van hun familie. Zo wist mijn collega uit Beijing ternauwernood nog de naam van haar opa. De historische verhalen die er moeten zijn geweest, werden niet langer doorgegeven. Terwijl tevoren families hun verleden juist koesterden. Maar dat verandert nu er meer vrijheid is en deze chinese archivaris heeft al de eerste stappen gezet om in de archieven informatie over haar familie te vinden.
In de marge van de vergadering spreek ik ook met een collega uit New Orleans, die Cajuns roots heeft. Zij vertelt hoe je uit de archieven kunt aflezen hoe lang de franse taal heeft stand gehouden in
het Amerikaanse Louisiana. Tot in de jaren vijftig vind je daar stukken die in het frans zijn opgesteld.

In de vergadering van de programma commissie komen de aanstaande ICA-jaarcongressen aan de orde. Eerst dat van Brussel, dat in november wordt gehouden; het programma zie er goed uit en voor ons Nederlanders is het heel aardig dat het zo ongeveer om de hoek plaats gaat vinden. Een jaar later zijn we welkom in Girona. Het jaarcongres van 2014 dat daar wordt georganiseerd, heeft een mooi thema: archieven en creatieve industrie. Veel aandacht dus voor ontwikkelaars van digitale producten die archiefmateriaal als bron gebruiken. Het vierjaarlijkse grote ICAcongres zal in 2016 in het Koreaanse Seoul worden gehouden. Het thema dat door de Koreanen is gekozen luidt: Archieven, harmonie en vriendschap. We vrezen dat dit ertoe kan leiden dat problemen die met archieven samenhangen, worden verdoezeld. Gelukkig wijst onze chinese collega er op, dat je archieven ook kunt beschouwen als middel om mensen identiteit te geven en om te werken aan open government; dat kan vrede, harmonie bevorderen. En natuurlijk kan een congres ook de vriendschap tussen professionals uit de hele wereld versterken. Zelf stel ik voor om lastige kwesties die juist obstakels vormen voor harmonie en vriendschap niet uit de weg te gaan, maar deze nadrukkelijk een plaats te geven binnen het congres. Je kunt daarbij bijvoorbeeld denken over archieven die in het ene land berusten, maar die voor de identiteit van het andere land van groot belang zijn.
Tegen de avond reizen we van Parijs naar Blois, voor de vergadering van de Executive Board van de ICA, die morgen, 14 maart, begint en wordt voorgezeten door Martin Berendse. Daar zal het gaan over de hoofdlijnen van het beleid van de ICA.
Nu eerst nog even het nieuws volgen over de nieuwe paus!

International Council on Archives ICA

Deze week vergader ik met verschillende ICAclubs Parijs. Vandaag nam ik, als voorzitter van de Section on Associations voor het eerst deel aan de vergadering van de Programmacommissie van deze ngo. Maar dat betekende eerst door een besneeuwde stad wandelen. Treinen rijden hier maar mondjesmaat, vliegverkeer is ontregeld. Onze Canadese collega reageerde daar verbaasd op. Bij ons ligt iedere winter een paar meter sneeuw en daalt de temperatuur ver onder nul...
We vergaderen in het oude Nationaal Archief, in wat ooit de huiskamer was van Jean Fauvier, directeur tot 1994. Heel mooi, alleen in alle opzichten achttiende eeuws met koude gangen en slecht sanitair. Ik ben heel blij met onze nieuwbouw in Arnhem; maar, alhoewel het uitzicht op de Rijn daar mooi is, ik hoef er geen privé etage!
De brochure over onze nieuwbouw doet het goed, ik ben blij me de engelstalige versie!

Ik zit bij de programmacommissie vandaag aan tafel met collega's uit Rusland, Ivoorkust, Groot-Brittannië, Canada, China, Australië, Frankrijk, Zwitserland en Catalonië. De commissie heeft tot taak ervoor te zorgen dat het beleid van de ICA mede met behulp van een budget wordt vertaald in concrete projecten. Maar dat betekende de afgelopen jaren steeds meer laat alle bloemen bloeien. Gelukkig worden we het vandaag al snel eens over het belang van focus. Die komt vooral te liggen bij de digitale ontwikkelingen en open government. Daar voel ik me goed bij thuis! Wel wordt opgemerkt hoe het dan moet met werkgroepen die daarbuiten vallen, zoals de groep die zich met zegels bezighoudt. Ik heb er op gewezen dat een focus niet betekent dat al het andere over boord moet. Bij het Gelders Archief hebben we voor de informatiekant van het vak gekozen en voor digitaal toegankelijk maken, maar dat betekent bijvoorbeeld niet dat de correspondentie van Charlotte Sophie Bentinck diep in de depots moet verdwijnen, in tegendeel. Ik vraag me inmiddels zelfs af of die briefwisseling met de toenmalige hoofdrolspelers in Europa niet op de lijst van het werelderfgoed terecht moet komen.... waar een bezoek aan Parijs al niet goed voor is!
In het kader van de focus van de commissie komen nog heel boeiende noties naar voren. Heel interessant vind ik wat Daniel Caron, de directeur van Library & Archives Canada inbrengt. Hij is begonnen met de acquisitie van wat hij noemt format agnostic materials. Daartoe hebben enkele medewerkers de opdracht aan trendwatching te doen én het nieuws nauwgezet te volgen. Ze richten zich vervolgens niet op de traditionele media, maar op twitter, facebook, internetpagina's en dergelijke om zo de maatschappij te documenteren.
Het was een lange dag, maar wel heel zinvol!

82e Deutscher Archivtag (2): het belang van familiearchieven

Tijdens de Deutscher Archivtag vergaderen de verschillende Fachgruppen van de Duitse archivarissenvereniging, daaronder is ook de Fachgruppe Herrschafts- und Familienarchive. Die boden mij een kijkje in de werkzaamheden van hun leden. Een aantal van hen is als archivaris werkzaam voor adellijke families die destijds regeringsmacht uitoefenden en nog steeds zelf hun archieven beheren. Zo is de versnippering van Duitsland in verschillende staten in het Duitse archieflandschap nog steeds terug te zien. Voor de bestudering van de geschiedenis van verschillende regio's en zelfs deelstaten zijn deze archieven onontbeerlijk. Probleem is dat het beheer van deze archieven steeds meer te wensen overlaat. Oudere adellijke generaties beschouwden het als een erezaak om hun archief in goede staat te houden en het open te stellen voor het publiek. Een nieuwe generatie denkt daar anders over. Zij ziet het archief als een kostenpost waarop bezuinigd kan worden. Tijdens het congres gingen daarom stemmen op om ervoor te pleiten dat deze adelsarchieven worden ondergebracht bij de staatsarchieven. Probleem is dan wel weer, dat het in sommige regio's om wel heel veel archieven gaat. Münster zou zich bijvoorbeeld om 100 archieven moeten bekommeren!

Ik realiseer me dat we in Gelderland al anderhalve eeuw adelsarchieven opnemen. De toegankelijkheid van deze bestanden bezorgt ons nog wel hoofdbrekens, maar voor het nageslacht blijven deze archieven in ieder geval behouden.

In Nederland is het, sinds we kennis hebben gemaakt met 23 archiefdingen, bijna niet meer voor te stellen dat er nog veel tijd wordt ingeruimd om te discussiëren over de zin van het gebruik van de nieuwe media. Maar dat gebeurde in Keulen heel uitgebreid in een gecombineerde sessie voor de genoemde archivarissen van familiearchieven en die van bedrijfsarchieven. Een meerderheid van de daarbij aanwezigen zette grote vraagtekens bij het gebruik van vooral facebook. Email vinden zij handig, maar waarom tijd besteden aan facebook, youtube en twitter? Sommigen spraken zelfs over de facebook-generatie en verwachtten dat dit wel weer zou overwaaien. Gelukkig waren er ook enkele collega's die ervoor pleitten facebook en andere media in te zetten als onderdeel van de archiefcommunicatie. Iemand maakte daarbij de opmerking dat je nog een stap verder zou kunnen gaan en gebruik zou kunnen maken van de kennis van klanten, van crowdsourcing. Hij leek een roepende in de woestijn…

Thuis gaan dingen mij niet altijd snel genoeg, maar tijdens deze bijeenkomst heb ik dat allemaal gerelativeerd. Zaken die we in Arnhem al heel gewoon vinden, worden in delen van de Duitse archiefwereld nog als heel nieuw gezien. Dat ik een van de weinigen was die tijdens het congres digitaal aantekeningen maakte, past bij dit beeld. Maar.... je moet natuurlijk altijd oppassen met het trekken van conclusies!

82e Deutscher Archivtag (1): historici versus archivarissen

Vorige week nam ik in Keulen deel aan de Deutscher Archivtag, het congres van de Duitse vereniging van archivarissen, de VDA. Tijdens de opening van dit congres sprak de Oberbürgermeister van Keulen een dankwoord uit voor alle steun ondervonden sinds de instorting van het Historisches Archiv. Hij meldde dat uiteindelijk 95% van de stukken is gered. Maar een bijzonder grote krachtsinspanning moet nog volgen om deze stukken weer beschikbaar te krijgen voor het publiek. Naar schatting zijn daar 6000 mensjaren mee gemoeid. De verwachting is dat het nog zo'n 35 jaar zal duren voor dit karwei voltooid zal zijn. Ik heb dan ook veel respect voor stadsarchivaris Bettina Schmidt-Czaia, die aan dit enorme project leiding geeft en bovendien het Historisches Archiv naar nieuwbouw leidt.

Het Duitse congres biedt altijd de gelegenheid voor interessante ontmoetingen met collega's. Zo sprak ik met Istvan Kenyeres, adjunct-directeur van het stadsarchief van Boedapest over het Hongaarse initiatief om de Handleiding van onze Muller, Feith en Fruin te vertalen. Dit past in een streven om de belangrijkste archivistische literatuur in het Hongaars uit te geven. Ander onderwerp was de fusie van de archieven van de komitaten (provincies) met het Hongaarse Nationaal Archief. Die fusie is min of meer gedwongen tot stand gekomen: de provincies waren niet langer in staat deze archieven te bekostigen en de staat wilde alleen de helpende hand bieden als het tot een fusie zou komen. Het doel is efficiency, maar Kenyeres vreest een verdere achteruitgang van de dienstverlening. De kwestie van de archieven van de Hongaarse geheime dienst, die internationaal zoveel beroering wekte, is overigens met een sisser afgelopen. Het kabinet is onlangs gevallen en alles blijft nu bij het oude.

Met enkele Duitse congresgangers sprak ik over de relatie tussen archivarissen en historici. Zij klaagden er over dat historici het heel gewoon vinden, ja het ook verwachten, dat archivarissen de Duitse Historikertag bezoeken, terwijl andersom historici nooit deelnemen aan het Duitse archiefcongres. Historici zijn van mening, zo stelden zij, dat het beleid van archieven door hèn bepaald moet worden. Deze wetenschappers vinden dat zij degenen zijn  die aangeven welke bronnen bij voorrang ontsloten moeten worden en op welk niveau dit moet gebeuren. Zij vinden het dan ook niet meer dan normaal dat archivarissen bij hun bijeenkomsten hun oor te luister leggen en dus acte de présence geven.

Bij dit beeld past de lezing die werd gegeven door Sigrun Eckelmann van de Deutsche
 Forschungsgemeinschaft. Zij beschreef de ontwikkeling van digitale onderzoeks-
omgevingen als een initiatief en verantwoordelijkheid van de wetenschap. Archivarissen spelen daarbij volgens haar een ondersteunende rol. Ik realiseer me dat de situatie in Nederland volledig anders is. Archiefinstellingen formuleren hun eigen beleid en bepalen zelf wat zij ontsluiten en wat zij online plaatsen, vanuit een houding die nog steeds heel aanbod gericht is. Ik neem van het Duitse congres in ieder geval mee dat we nu eens echt werk moeten maken van het gesprek met onze gebruikers, de wetenschappers in het bijzonder, zodat er straks een virtuele onderzoeksruimte tot stand komt die echt aanslaat! Daarbij kunnen we dan bovendien een enquête meenemen dat in Zwitserland is gehouden onder gebruikers van archiefwebsites. Zoals was te verwachten kan voor een meerderheid van de ondervraagden het digitale aanbod niet groot genoeg zijn. Wel plaatste onderzoekster Annkristin Schlichte de kanttekening dat voor de wetenschappelijke onderzoekers onder de geënquêteerden digitaliseren van bronnen volstrekt geen "must" is, zij gebruiken nog altijd graag de originele bronnen.

Congres International Council on Archives

In de week van 20-25 augustus nam ik in het Australische Brisbane deel aan het vierjaarlijkse congres van de International Council on Archives. Het programma had als thema's duurzaamheid, vertrouwen en en identiteit.

Ik was onder de indruk van de keynotelezingen van de Australiërs Michael Carden en Andrew Waugh die uitlegden hoe zij nu alweer enkele jaren werken met een digitaal depot. Belangrijke tip die zij meegaven was: beperk je niet tot de duurzame opslag, maar neem waardering, selectie en beschikbaarstelling mee, aandacht dus voor het gehele proces. Ook wezen zij er op dat het uit oogpunt van marketing slim is om niet alleen een e-depot aan te bieden voor records die blijvend behouden moeten worden, maar ook voor tijdelijk te bewaren bestanden. Dan is de investering voor de archiefvormer veel interessanter.

Heel boeiend vond ik een presentatie door Rebecca Stubbs. Zij is verbonden aan het Australian Institute of Aboriginal and Torres Strait Islander Studies (AIATSIS) als manager van de Family history unit. Rebecca liet ons kennis maken met het National Link Up Program voor aboriginals. In de twintigste eeuw zijn vele duizenden kinderen gedwongen weggehaald uit aboriginal families en geadopteerd door witte westerse Australiërs. Zij worden de Lost Generations genoemd. Dit programma helpt deze mensen om hun familie terug te vinden. Archiefonderzoek is een belangrijk onderdeel van deze zoektocht.

Rebecca Stubbs is zelf de dochter van een aboriginal vrouw. Haar moeder kwam er pas op haar 31e achter wie haar ouders waren. Het team waaraan zij leiding geeft bestaat voornamelijk uit medewerkers die net als zijzelf van nabij de tragiek van de Lost Generations kennen. Zij staan dan ook dicht bij de aboriginal bevolkingsgroep en genieten hun vertrouwen.

De lezing van de Australische hoogleraar Mitchell Whitelaw stemde tot nadenken. Hij wees er op dat we op onze sites nog steeds via een beperkte route toegang bieden: Search, het in te vullen zoekveld, is nog steeds zaligmakend. Hij brak een lans voor een andere wijze van aanbieden van informatie, via wat hij noemt generous interfaces. Daaronder verstaat hij onder andere het laten browsen door zichtbare content.

De crisis deed zich ook tijdens dit archiefcongres voelen. Het aantal deelnemers kwam maar net boven de duizend uit, en dat is in vergelijking met eerdere congressen laag. Ook moest er een fors beroep worden gedaan op sponsors. Dat leidde ertoe dat de keynotelezingen op de eerste congresdag werden beheerst door ancestry.com, de hoofdsponsor van het congres. Ancestry verdient geld met het wereldwijd tegen betaling aanbieden van scans en indexen van genealogische bronnen.

Deze genealogie-multinational liet sprekers aan het woord die de loftrompet staken over dit bedrijf. Ik begrijp dat zonder Ancestry het congres in een lastig financieel parket was gekomen, maar met deze presentaties had ik grote moeite. Vooral ook omdat het werk van Ancestry op deze manier min of meer een ICA-keurmerk meekreeg, ook al was dit niet de bedoeling van de organisatoren. Onder de sprekers voor Ancestry was Caroline Kimbell van het staatsarchief van New South Wales. Zij legde uit dat dankzij de samenwerking met Ancestry bronnen in haar archief gedigitaliseerd kunnen worden. Dat betekent wèl dat die bronnen online alleen via Ancestry tegen betaling te raadplegen zijn. Dat vond zij geen probleem, omdat diezelfde bronnen nog steeds in de studiezaal van het archief kosteloos ter inzage zijn. Persoonlijk voel ik niets voor deze keuze. Ik zie het internet als de plek waar wij in toenemende mate ons publiek bedienen: een verschuiving dus van fysieke naar virtuele studiezaal. Onze bronnen wil ik daar kosteloos aanbieden.

Tot zover een korte terugblik op Brisbane. Een groot aantal van de gehouden lezingen zijn terug te vinden op de congreswebsite.

Winstgevend erfgoed?

Afgelopen vrijdag nam ik deel aan de Gelderse Erfgoeddag in Elburg. Die had als thema Ondernemend met Erfgoed. Ik werd dankzij de lezingen en workshops aangezet tot nadenken over hoe ondernemend het Gelders Archief is, maar ook over de vraag hoe ondernemend kàn en màg een archief zijn?

Een archief levert primair producten die geen geld opleveren, hooguit een vergoeding voor gemaakte kosten.Op grond van de Archiefwet bieden we toegang tot archieven en dat doen we zonder daar geld voor te vragen. Dat is terecht, archieven zijn openbaar en ter inzage voor iedereen, zonder financiële belemmeringen. Bijproducten kunnen iets opleveren, maar ook dan blijven we in de sfeer van een vergoeding van kosten. Dit alles staat haaks op enkele noties die Joep Firet van MKB Winstpunt ons meegaf: ondernemen in het MKB betekent onder andere risico nemen en op gevoel handelen. Als ik voortaan zo te werk ga, dan zal mij dat niet in in dank worden afgenomen door de overheden voor wie het Gelders Archief werkt. We ontvangen onze lumpsum met een duidelijk doel: archiefbeheer. Niet om risicovol in te zetten, ook al gloort er mogelijk winst aan de einder!
Maar cultureel ondernemen kan ook het Gelders Archief: streven naar het bereiken van een breed publiek,  het in de hand houden van de kosten en het werven van externe gelden. Ook samenwerken hoort daarbij met als doel grotere efficiency en meer effectiviteit. Die samenwerking hebben we onlangs verdiept door het oprichten, samen met de stichting Gelders Erfgoed, van de coöperatie Erfgoed Gelderland.
Ik vind dat je in de beoordeling van dit ondernemerschap mee moet nemen wat het effect van onze instelling is op de wereld om ons heen. Nog afgezien van de waarde van een archiefinstelling voor de democratie (hoe kapitaliseer je dat?) draagt een archief ook bij aan het welzijn van mensen, direct doordat zij met onze bronnen als hun erfgoed in aanraking komen, indirect doordat zij de boeken en artikelen van historici lezen die teruggaan op diezelfde bronnen. Ook hier hangt geen prijskaartje aan, maar waardevol is het wel. En dan heb ik het nog niet over het bedrijfsleven dat in de toekomst veel meer dan nu zijn goed kan doen met wat wij in huis hebben. Het Gelders Archief beschikt immers over vele miljoenen data, die op termijn 'open' beschikbaar zullen zijn voor hergebruik. Een 'app' die daar iets mee doet is snel gemaakt! Dergelijk commercieel gebruik laat ik met alle plezier over aan de markt. Zo lever ik indirect een bijdrage aan economische bedrijvigheid.

Tenslotte, de verschillende overheden dringen er bij de culturele sector op aan, om buiten de overheidssubsidies andere financiering te vinden. "Het moet afgelopen zijn met het overheidsinfuus" zei Zijlstra vorig jaar. Als je zonder overheidssubsidie kunt bestaan is dat natuurlijk mooi. Alleen, hier wordt de overheid toch wel erg gezien als staande tegenover de maatschappij. Terwijl de overheid haar betekenis ontleent aan een handelen namens de gemeenschap, aan het behartigen van onze belangen, inclusief die op cultureel gebied. Natuurlijk, als de middelen afnemen, dan moet de tering naar de nering worden gezet. Maar niet vanuit de gedachte dat de sector ten onrechte aanklopt bij de overheid en dat dit nu maar eens afgelopen moet zijn.

Internationaal Archiefsymposium in Luxemburg

Donderdag en vrijdag (24-25 mei) nam ik deel aan een jaarlijks terugkerend symposium van Luxemburgse, Duitse, Belgische en Nederlandse archivarissen, dit keer in Luxemburg Stad en met als thema grensoverschrijdende migratie en archieven. Het was een nuttige bijeenkomst. De lezingen vond ik niet alle interessant, maar zoals dat zo vaak gaat, de gesprekken in de wandelgangen waren des te boeiender.
Aardig vond ik hoe de Luxemburger Denis Scuto in ging op de bronnen die je gebruikt voor migratieonderzoek. Als je aan de hand van die bronnen een individuele migrant een identiteit wilt geven, dan wordt die identiteit eigenlijk volledig bepaald door de bron of bronnen die beschikbaar zijn. Minstens zo bepalend daarbij is de hand van de beambte die op formulieren aantekeningen over een migrant maakte. We zien de migrant door de ogen van de toenmalige administratie en daarbinnen door de ogen van de noterende ambtenaar. Scuto gaf ons mee om ons goed te realiseren dat de bronnen die we beheren een administratieve en politieke context hebben. Dat zijn noties die ik ken, maar waar ik mij niet altijd van bewust ben.

De commotie in Nederland rond de samenwerking met de Mormonen bleek ook tot collega's over de grens te zijn doorgedrongen. In België staat die samenwerking volstrekt niet ter discussie. Daar wordt gewerkt met een overeenkomst die door het Rijksarchief namens de federale overheid is gesloten met de Mormonen en die de samenwerking bevordert. In Duitsland wordt er door de overheden bij de archieven op aangedrongen om vooral zaken te doen met de Mormonen. Het is immers de goedkoopste manier om bestanden te digitaliseren.
Er was zelfs een collega die mij uitlegde dat het posthuum dopen toch echt geen probleem oplevert, immers, de ziel van de overledene kan de doop gewoon weigeren. Mijn reactie luidde dat voor mij dit religieuze detail niet terzake doet, ik moet gewoon handelen op grond van wet- en regelgeving. Als iemand bezwaar maakt tegen dergelijke dopen, dan moet diegene bij de Mormonen zijn of zich desnoods bij de rechter vervoegen.

Ik kreeg regelmatig de vraag voorgelegd hoe ik aankijk tegen de fusie van Koninklijke Bibliotheek en Nationaal Archief. Ik heb daarop geantwoord dat die fusie voordelen biedt voor de ontwikkeling van het landelijke digitale depot, maar dat ik daarnaast wel grote zorg heb om de uitwerking van deze fusie. De Koninklijke Bibliotheek is een relatief heel grote partner, en voor je het weet worden archiefbelangen op het directieniveau ondergeschikt gemaakt aan die van de bibliotheek. Zeker als je bedenkt dat de algemeen rijksarchivaris/directeur Nationaal Archief straks waarschijnlijk ondergeschikt zal zijn aan een nieuwe algemeen directeur; dat is immers wat ik uit het Historisch Nieuwsblad opmaak. Bovendien, de algemeen rijksarchivaris heeft in het bestel een belangrijke, autonome rol. De vraag is hoe die straks wordt waargemaakt binnen de nieuwe organisatie. Het kan goed uitpakken, nog even het voordeel van de twijfel, maar het kan ook volledig mis gaan.
De Belgen zullen in ieder geval de Nederlandse ontwikkelingen op de voet volgen, want het Nederlandse voorbeeld heeft inmiddels tot Belgische navolging geleid. In 2017 fuseren het Rijksarchief en de Koninklijke Bibliotheek, onder de naam Pool Documentatie. Dat zal een grotere impact hebben dan in Nederland, want het Rijksarchief omvat óók de rijksarchieven in de provincies. Overigens hebben onze zuiderburen nog andere problemen, de Vlamingen althans. Hun in 2010 ten doop gehouden archiefdecreet is gedeeltelijk vernietigd, vooral omdat onvoldoende rekening was gehouden met de rol van de federale overheid. Anders dan de Vlaamse overheid wilde, blijft het toezicht op de lokale en regionale archieven bij de algemeen rijksarchivaris.
Al met al was het een informatieve bijeenkomst!