Jaarcongres International Council on Archives 2013

Afgelopen woensdag 20 november arriveerde ik in Brussel voor de eerste van een serie vergaderingen met de ICA. Voor een deel is dat noodzakelijk kwaad, het regelen van formele zaken, voor een ander deel is dat inspirerend. Dan denk ik vooral aan de vergaderingen van de Section on Associations SPA, die ik zelf mag voorzitten. Binnen de ICA als geheel blijft toekomst in een tijd van crisis een hoofdonderwerp. Hoe behoud je leden die voortdurend te maken hebben met budgetverlagingen? Het aantal verenigingen dat verbonden is met SPA is gelukkig stabiel gebleven. Belangrijk onderwerp in onze sectie was en is de promotie van het beroep en meer nog, hoe zorg je voor een goede lobby. Onze Catalaanse collega's blijken dan flink aan de weg te timmeren. Hun vereniging heeft bereikt dat het parlement van Catalonië zich schaarde achter de Universele Verklaring over Archieven. In vervolg daarop wordt nu campagne gevoerd onder alle Catalaanse gemeenten. Maar daarmee is nog niet genoeg bereikt: het gaat het er nu om er op te wijzen wat het onderschrijven van de verklaring in de praktijk betekent! De Franse vereniging heeft goede resultaten geboekt met de petitie die uitstel vraagt van de behandeling van de EU Data Protection Regulation; die werd door meer dan 51.000 mensen uit Europa maar ook ver daarbuiten ondertekend. Er is momenteel uitstel tot 2015. Dat is denk ik vooral een gevolg van andere factoren, maar een feit is dat zowel in Frankrijk als in andere landen archivarissen de weg hebben gevonden in de richting van de (Europese) politiek en daarbij bovendien over de grenzen hebben samengewerkt. Vrijdagavond werd het eindresultaat van de petitie gepresenteerd in het Stadsarchief van Brussel. Dat gebeurde op een prachtige plek, midden in een depot waar we heel toepasselijk omringd werden door de folianten van de Burgerlijke Stand. Het oude papier geurde evenals de koffie en het was er heel behaaglijk. Het tegenovergestelde van de condities die je voor archief wenst, maar wel een romantische sfeer!

Het ICA jaarcongres dat in het weekend 23-24 november op de vergaderingen volgde, was alleen al gezien het aantal deelnemers, ruim 500, een succes. Inhoudelijk was niet alles even interessant, maar dat geldt voor ieder congres. Enkele keynote speakers waren vooral met open deuren bezig. Oproepen als: zorg dat je aan tafel zit, richt je naar buiten en vindt de weg naar de politiek kennen we al langer. Interessanter is, hoe pak je dat aan, maar daarover hoorden we van hen te weinig.
Boeiend  vond ik een sessie over de betrokkenheid van het publiek bij het realiseren van toegang tot informatie. De Britse journalist David Clarke vertelde ons hoe dankzij sterke druk van het Britse publiek de vele dossiers over UFO's die zijn gevormd tijdens de Koude Oorlog behouden zijn gebleven en openbaar zijn gemaakt, terwijl vernietiging de bedoeling was. Sterker nog, deze dossiers kregen bij de selectie dezelfde speciale behandeling als de bescheiden van het het koninklijk huis! Het verhaal van Clarke deed me denken aan de Nederlandse hulpkaarten van het kadaster, die zijn gesubstitueerd en eigenlijk vernietigd moeten worden, maar door diezelfde druk nu waarschijnlijk behouden blijven. Soms weet het publiek zelfs de overbrenging van archieven te bevorderen. Dat overkwam het Britse ministerie van defensie, dat niet op tijd was met de voorgeschreven overbrenging en na koppen in de krant nu onder druk staat om actie te ondernemen. Al met al is het heel zinnig om onderzoekers en bredere publiek te betrekken bij beslissing rond selectie en vernietiging.

Sangmin Lee, lid van het SPA steering committee en o.m. adviseur van de stad Seoel, zette uiteen hoe Seoel momenteel keihard werkt aan het realiseren van open data. Sleutelfiguur daarin is burgemeester Park Won-soon. Vele miljoenen records en databestanden met betrekking tot het handelen van de overheid zijn inmiddels online te raadplegen en kunnen worden hergebruikt. Probleem is dat het digitale depot dat dit alles moet ondersteunen, nog niet gereed is. Dat brengt me op de presentatie van Malcolm Todd (National Archives, UK), die terecht op een later moment werd aangehaald door ICA-president Martin Berendse. Todd wees er op dat naast de traditionele lijn van beschikbaar stellen van overheidsdata aan het publiek via de archivaris (na overbrenging) tegenwoordig nog andere lijnen richting publiek onderscheiden moeten worden. Allereerst gaat het dan om het beschikbaar stellen van bestanden door de overheden zelf via hun websites; ik zie dat als een verdere uitbouw van de voorlichtingsfunctie. Daarnaast gaat het om het beschikbaarstellen door diezelfde overheden van hun data als 'open data'. Als vierde stroom noemde hij 'big data', waarbij overheidsgegevens in groten getale voor het publiek beschikbaar komen en worden hergebruikt. Grote vraag is: welke rol heeft de archivaris in dit verhaal? Daar ligt een enorme uitdaging! Ik denk dat we die moeten oppakken door zo spoedig mogelijk het e-depot te 

realiseren en dan niet alleen voor de op termijn te bewaren digitale data, maar ook voor alles wat te zijner tijd vernietigbaar is. Zo bieden we een goed kader voor het geheel van de overheidsinformatie. Onder dat geheel reken ik nadrukkelijk ook de licenties die bij open data horen, die zijn onlosmakelijk verbonden met de data die zij 'open' maken.

Tijdens een sessie over openbaarheid hoorde ik tot mijn verbazing dat het Franse openbaarheidsregime veel strenger is dan bij ons. Wat mij vooral opviel was het belang dat men hecht aan de 'mémoire des morts'. Ook overledenen hebben dus nog recht op privacy. Zo kon het gebeuren dat het Franse Nationaal Archief pas na stevig onderhandelen met het Franse college bescherming persoonsgegevens CNIL toestemming kreeg om de gegevens online te plaatsen van soldaten die vochten in de Eerste Wereldoorlog. En dan is het nog steeds mogelijk dat op last van nabestaanden gegevens van het net worden gehaald!

Het was een vruchtbaar congres, waarbij in mijn oren een aangehaalde uitspraak van Rufus Pollock naklinkt: the coolest thing thing to do with your data will be thought of by someone else!