Toegangen tot overheidsarchieven desastreus?

In zijn blog van 13 februari trekt Eric Hennekam van leer tegen archiefinstellingen en tegen de overheid in het algemeen. Ten onrechte zouden er miljoenen euro's zijn gestoken in het digitaal toegankelijk maken van archieven en het scannen van die archieven. Volgens Hennekam is dit weggegooid geld omdat deze wijze van toegankelijk maken alleen maar chaos heeft gebracht, terwijl bovendien zonder enig beleid is gedigitaliseerd. Ook zou er dubbel werk zijn verricht en geen rekening zijn gehouden met de wensen van de klant. In een adem noemt Hennekam tenslotte de digitale ontwikkelingen bij de verschillende overheden, die elk met eigen, niet compatibele systemen werken.

Op Erik Hennekams conclusie valt ten aanzien van de archiefwereld het nodige af te dingen. Ik doe dit aan de hand van de ontwikkelingen bij het Gelders Archief. Daar worden al vele jaren archieven ontsloten met een applicatie die door de meeste regionaal historische centra in de provinciale hoofdsteden wordt gebruikt. De toegangen die op onze website verschijnen, zijn ook via www.archieven.nl te vinden,  samen met de toegangen van 80 andere archiefinstellingen. In het verleden werden de toegangen op archieven via de tekstverwerker geproduceerd, uitgeprint en op de studiezaal geplaatst. De tweede en derde stap slaan we al een aantal jaren over, de digitale bestanden zijn alleen via een computer of tablet te raadplegen en dus ook via internet. Hier is geen sprake van verspilling van gemeenschapsgeld, maar van een betere aanwending daarvan lijkt me.
In de studiezaal in ons oude gebouw stonden planken vol fotokopieën van doop-, trouw- en begraafboeken en een fors aantal bakken met microfilms en -fiches; via die weg stelden we onze meest geraadpleegde bestanden beschikbaar. Dat gebeurt in onze nieuwbouw niet meer: alle films en kopieën zijn gedigitaliseerd en de scans vind je op onze website (en ook via archieven.nl). Dat kostte natuurlijk geld, maar daarmee bespaarden we ruimte in onze nieuwbouw.
Het Gelders Archief presenteert de indexen op de akten van de Burgerlijke Stand maar ook die akten zelf op het internet. Kijken we daar naar de kosten, dan zijn die gering. De indexen zijn gemaakt door onze vrijwilligers, de scans om niet beschikbaar gesteld door de Mormonen. Ik zou niet terug willen naar de oude tijden van het sjouwen met tienjarentafels en dikke delen van de Burgerlijke Stand...
Onze foto- en filmcollectie wordt alleen nog in digitale vorm, via de website, beschikbaar gesteld. Daarmee zorgen we allereerst voor een goed behoud van de originelen en maken we deze bestanden waar altijd al veel vraag naar was, op een goede wijze toegankelijk. Over behoud gesproken: de adresboeken van Arnhem, bij gebrek aan een bevolkingsregister een belangrijke bron, dreigen van ellende uit elkaar te vallen. Dan is de keuze voor digitalisering snel gemaakt.
Soms digitaliseren we minder gangbare bestanden op verzoek van een specifieke groep klanten. Dat is bijvoorbeeld gebeurd met de alba amicorum die het Gelders Archief bezit. Daarmee ondersteunen we het onderzoek van studenten en promovendi van de Radboud Universiteit.
 Momenteel doet het Gelders Archief mee aan een landelijk project dat beoogt om de 10% meest geraadpleegde archieven die rijkseigendom zijn te digitaliseren. Opnieuw: dit kost geld, maar levert veel op voor de klant en voor ons archief. Dat laatste brengt me op een meer algemene kwestie.
Het Gelders Archief heeft de focus verlegd naar de website, naar de virtuele studiezaal. Onze klanten zijn online te vinden, daar willen we ze ook bedienen. Dat vraagt een forse investering. Maar het betekent ook een verschuiving. Het bezoekcijfer voor onze studiezaal daalt al jaren en lag vorig jaar op 2.785. Op het internet daarentegen wisten 581.600 bezoekers ons te vinden. Ik heb nog niet uitgerekend wat een fysieke bezoeker ons kost tegenover een internetbezoeker, maar dat de eerste voor ons vele malen duurder is, zal duidelijk zijn. Het web is voor ons de toekomst en daar hoort het virtueel presenteren van onze toegangen bij. Scannen van de bijbehorende originelen gebeurt dan afhankelijk van de vraag.
Natuurlijk kent het verhaal ook schaduwkanten. De wijze waarop het Gelders Archief via de website toegang biedt kan beter, daar is ons tijdens een kwaliteitsonderzoek ook op gewezen. We pakken dat in de loop van dit jaar serieus op.

Terecht wijst Erik Hennekam op het gebrek aan samenwerking. Ik sprak ooit  met een directeur van ingenieursbureau DHV. Die verbaasde zich erover dat de Nederlandse archieven niet als eenheid opereerden. Waarom niet één organisatie, met dependances door het hele land? Dat zou tot een flinke efficiency kunnen leiden. Maar het is inherent aan de bestuurlijke inrichting van ons land dat iedere overheid en overheidslaag eigen keuzen kan maken. Dat is een groot goed, al remt het als het om archieven gaat een efficiënt samen optrekken. Gelukkig zijn er positieve ontwikkelingen. Zo wordt in het convenant dat Rijk en decentrale overheden ten aanzien van archieven hebben afgesloten het belang van een gemeenschappelijke toegang tot archieven nadrukkelijk benoemd en dat niet alleen, er wordt anno 2014 daadwerkelijk aan gewerkt in het programma Archief 2020. Laten we overigens niet vergeten dat via www.archieven.nl die gemeenschappelijkheid er voor de meeste instellingen al is. Tenslotte, het landelijke digitale archiefdepot dat met enkele jaren wordt gerealiseerd, zal tot een flinke efficiency leiden. De deelnemende overheden - en dat zullen er veel zijn - moeten om hun archieven in het e-depot onder te brengen, aan dezelfde standaarden voldoen. Geen uitvinden dus van het wiel meer per overheid meer. Bovendien, als we erin slagen om afgesloten dossiers direct in het e-depot onder te brengen en niet pas na de huidige 20 jaar, dan komt dit de eenvormigheid nog sterker ten goede.

Digitale toegang weggegooid geld zoals Erik Hennekam stelt? Bij het Gelders Archief zie ik het niet en ons verhaal kan ongetwijfeld voor veel collega-instellingen worden gehouden. Gebrek aan samenwerking? Daar valt nog wel een wereld te winnen, maar ik ben daarover positief!