Hoe open moeten genealogische data zijn?

Deze dagen bracht Coret Genealogie naar buiten dat wordt gewerkt aan een Chrome-extensie op WieWasWie, PlusGenealogie. Daarop blokkeerde WieWasWie die extensie omdat het eigen businessmodel in gevaar zou worden gebracht. Als WieWasWie zichzelf moet bedruipen, dan zit er niet veel anders op dan deze keuze te maken. Maar hoe verhoudt die keuze zich tot het beleid van open data dat de overheid hanteert?
Strikt genomen is WieWasWie natuurlijk niet de overheid, maar de deelnemende instellingen zijn dat wèl. Voor het Gelders Archief hebben we de keuze gemaakt voor de virtuele studiezaal. We willen ons publiek zoveel mogelijk via onze website bedienen. Dat betekent dat als het om genealogische gegevens gaat,we bijvoorbeeld de indexen op de Burgerlijke Stand en op de doop-, trouw- en begraafboeken (DTB's) met scans van de afbeeldingen via het web ter inzage geven. Alle microfiches en alle fotokopieën van stukken die in ons oude gebouw op de studiezaal stonden, zijn gedigitaliseerd en zullen stap voor stap op de website verschijnen. Een aparte zaal genealogische bronnen ontbreekt dan ook in ons nieuwe gebouw. Dat is onderdeel van onze verschuiving van fysiek naar virtueel. We zetten mensen en middelen in toenemende mate daar voor in. Deelname aan WieWasWie en het maken van kosten daarvoor, past in dit beleid. Op de lange termijn is onze website onze studiezaal en de plek bij uitstek waar we conform de Archiefwet inzage in de archieven geven. De archieven met de bijbehorende toegangen zijn daar vrij ter inzage. Iedereen die onze data wil gebruiken mag dat doen: bouw er app's mee, benut de data in eigen databases voor wetenschappelijk onderzoek. Dat is zoals we open data interpreteren. Het Gelders Archief biedt het basismateriaal aan, anderen kunnen ermee aan de slag gaan. Het Gelders Archief hoeft daaraan niet te verdienen. Wel is belangrijk dat context en herkomst helder blijven. Ik hoop dat we dit ook met de deelnemers van WieWasWie kunnen afspreken. Iets anders is overigens het aan derden overlaten van het virtueel presenteren van je bronnen, zeker als die derden daar geld voor vragen. Daarbij denk ik bijvoorbeeld aan Ancestry.com. Dan voldoen we, als we onze website als onze studiezaal beschouwen, niet meer aan de wettelijke eis van toegankelijkheid voor iedereen.
Tenslotte: terugkomend op Coret Genealogie: jammer dat er geen overleg heeft plaats gevonden. Dan was er wellicht niet geblokkeerd.

Hongaars Archiefcongres (2): archieven van de veiligheidsdienst

Aansluitend op het Hongaarse archiefcongres was ik in de gelegenheid om een bezoek te brengen aan het Historisch Archief van de opeenvolgende Hongaarse veiligheidsdiensten (ÁBTL) in Boedapest. Ik werd rondgeleid door de adjunct-directeur, Gergö Bendagúz Cseh. Dit in 1995 opgerichte archief bestrijkt de periode van het communisme (1944-1990). Archieven van de veiligheidsdienst die sindsdien zijn gevormd, worden te zijner tijd overgedragen aan het Nationaal Archief, maar deze bestanden niet. Het Historisch Archief is geen verantwoording verschuldigd aan de regering maar aan de voorzitter van het parlement. Het is gevestigd in een prachtig gebouw dat ooit aan een adellijke familie behoorde. Het heeft dan ook aristocratische allures; de balzaal doet tegenwoordig dienst voor lezingen. Het archief meet 4 strekkende kilometer. Het is niet in zijn geheel bewaard gebleven. In 1956 is eerst door de revolutionairen en direct daarna door het regiem Kadar veel vernietigd. In 1988 en 1989, in de aanloop naar de omwenteling, werd opnieuw geschoond, maar met beperkt succes. Het archief bevat de dossiers met rapportages van de geheim agenten, op agent gerangschikt, de "personeelsdossiers" van deze agenten, dossiers betreffende figuren die door het regiem werden gevolgd en stukken betreffende het functioneren van de verschillende diensten. Het archief met rapportages telt 200.000 dossiers. Ik kreeg er daarvan enkele te zien. Deze bevatten allerhande verslagen, zoals bijvoorbeeld van ontmoetingen van studenten en de visies die daar werden uitgewisseld, of van gesprekken die door arbeiders in fabrieken werden gevoerd. Inmiddels is 10 procent van deze dossiers op de namen die er in voorkomen ontsloten en de database bevat momenteel ongeveer 750.000 namen. Het gaat nog jaren duren voor dit werk voltooid zal zijn. Maar aangezien voorrang is gegeven aan perioden en gebeurtenissen waarvoor veel belangstelling is, voelt het voor het publiek veel positiever. De dossiers over de geheime agenten dragen op het omslag de naam en schuilnaam van de agent. Zij zijn van groot belang om te kunnen aantonen of iemand voor de veiligheidsdienst werkte. Alleen als het dossier een door betrokkene zelf geschreven en ondertekende verklaring bevat van instemming om als agent op te treden, dan is er voor een rechter vaststaand bewijs. Indirect bewijs, zoals vermeldingen in andere bronnen, hebben geen waarde. Bij gevolg zijn historici en journalisten nogal eens veroordeeld tot betaling van smartengeld omdat zij zich niet op een dergelijke verklaring konden baseren. Momenteel werkt het archief aan het digitaliseren van de stukken; 2 miljoen scans zijn al gemaakt. Deze zomer worden die gekoppeld aan de database en beschikbaar gesteld aan het publiek op de studiezaal. In de toekomst zal online toegang volgen, natuurlijk met grote aandacht voor de privacy. Het historisch archief is niet zonder meer toegankelijk. Personen die in de dossiers voorkomen en hun naaste familie hebben recht op kosteloze kopieën van stukken, met dien verstande dat namen van anderen onleesbaar worden gemaakt. Wetenschappelijke onderzoekers mogen onder voorwaarden de originelen raadplegen. Directeur Gergö is er bijzonder over te spreken dat het voornemen van de regering om stukken uit de dossiers te overhandigen aan de betrokkenen, niet doorgaat. Pressie van de Hongaarse vereniging van archivarissen en van collega's in het buitenland heeft daar mogelijk toe geleid, maar mogelijk spelen andere redenen zo vertelde hij. Het historisch archief heeft veel contacten met collega-archieven elders in Oost Europa, zoals met het STASI archief. De ontmoetingen in Hongarije waren boeiend, maar het bezoek aan dit archief maakte op mij de meeste indruk!

Hongaars Archiefcongres (1)

Deze dagen (16-19 juni) ben ik als vertegenwoordiger van de International Council on Archives te gast bij de Hongaarse vereniging van archivarissen tijdens hun Internationale Archiefcongres in Esztergom. Dit congres dreigde vanwege de overstromende Donau niet door te gaan, maar dankzij de daling van de rivier de laatste dagen konden de ruim 300 deelnemers toch welkom worden geheten. Het Hongaars congres is een bijzonder fenomeen, omdat het meer is dan een vakinhoudelijk archiefcongres. Het is de ontmoetingsplaats bij uitstek voor archivarissen die Hongaarse archieven beheren buiten Hongarije. Dat heeft nog steeds alles van doen met de Eerste Wereldoorlog, waarbij Hongarije tot de verliezers behoorde. Zo ongeveer tweederde van het grondgebied ging verloren. Daarmee ontstonden aanzienlijke Hongaarse minderheden in de Oekraïne, Roemenië (Zevenburgen), Slowakije, Slovenië, Servië en Kroatië. Het archiefcongres onderhoudt de onderlinge band en ondersteunt indirect de Hongaarse cultuur ter plaatse. Ik kreeg de indruk dat verschillende Hongaarse collega's nog sterk hangen aan het verleden van Groot-Hongarije.  Die indruk werd versterkt toen we een excursie maakten met een groot gedeelte van de congresgangers naar het gedeelte van het district Esztergom aan de andere andere oever van de Donau, tegenwoordig op Slowaaks grondgebied. We bezochten er onder andere een versterking uit de tijd van koning Stefan de Heilige. Toen de menigte halt hield bij een café begon een dorpeling direct te roepen dat hij Hongaar was en dat altijd zou blijven....
Er was tijdens het congres ruime gelegenheid voor contact met collega's. Zo werd ik uitgebreid geïnformeerd over de institutionele wijziging die in de archiefsector is doorgevoerd. De archieven van de verschillende districten (comitaten) zijn met het archief van de landelijke overheid opgegaan in een nieuw Nationaal Archief, vergelijkbaar met de Nederlandse Rijksarchiefdienst van destijds. Voor sommige archieven is dit een vooruitgang, omdat dit een beperkte budgetverhoging betekende ten opzichte van het budget dat door het district werd toegekend. De meeste archieven ervaren de fusie echter als een bezuiniging, en dat niet alleen: er is sprake van controle vanuit Boedapest en de ruimte voor eigen beleid is ingeperkt. Als bijvoorbeeld centraal wordt besloten tot deelname aan een landelijk project, dan moeten alle districtsarchieven menskracht leveren. Buiten het Nationaal Archief bestaan alleen nog de archieven van vier grote steden, daaronder Boedapest, en van de kerken. Enigszins cynisch merkte een collega dan ook op dat de vereniging van archivarissen bijna tot een interne vereniging van het Nationaal Archief was geworden.

Ik realiseerde mij tijdens dit congres dat we er in Nederland relatief goed voor staan, zeker als je bedenkt dat de crisis in het oosten van Europa beduidend harder aankomt dan bij ons. Daar komt dan voor mij nog bij dat we net zijn verhuisd naar een prachtig nieuw pand. Ik keer dan ook met plezier vandaag naar huis terug!

International Council on Archives (3)

Donderdag en vrijdag vergaderde ik met het ICA bestuur, de Executive Board, in het Franse Blois. We waren er te gast bij de archivaris van multinational Saint Gobain Glass. Hij beheert een interessant bedrijfsarchief dat terug gaat tot de oprichting van het bedrijf in 1665.
Ik verwachtte dat de Executive Board van de ICA een moeizaam operende club zou zijn en dat niet alleen vanwege het forse aantal van bijna dertig bestuurders en toehoorders, maar ook omdat het altijd lastig is om belangen wereldwijd met elkaar te verenigen. Toch werd er in deze twee dagen veel bereikt, niet in het minst door de vaardige hand waarmee ICA president Martin Berendse de vergadering leidde.
Belangrijk onderwerp was het economisch moeilijke tij waar ook de ICA mee te maken heeft als gevolg van de teruglopende contributies van archiefinstellingen die zelf met bezuinigingen te maken krijgen. Door versobering en door een focus op een beperkt aantal thema's zal de ICA daaraan naar verwachting het hoofd kunnen bieden. De thema's die Martin Berendse aanreikte zijn open government en open data en goed archiefbeheer/records management als voorwaarde om dit te verwezenlijken. Deze thematiek is ook terug te vinden in de opzet van het aanstaande jaarcongres van de ICA in Brussel (23 en 24 november). Het programma daar zal in het teken staan van Accountability, Transparency and Access to Information. Inmiddels hebben zich meer dan 100 sprekers gemeld en de verwachting is dat in Brussel een goed inhoudelijk programma kan worden geboden. Nu al van harte aanbevolen!

Adjunctdirecteur Young-so Kwon van het Nationaal Archief van Korea was tijdens de bestuursvergadering aanwezig om zijn plannen voor het grote archiefcongres in Seoul in 2016 toe te lichten. Ik heb de indruk dat de Koreanen kosten noch moeite sparen om het tot een succes te brengen. Inhoudelijk zal er nog wel wat gesleuteld moeten worden om een goed programma te kunnen bieden. Daarvoor zullen de Koreanen beter moeten uitleggen wat zij met het congresthema Archieven, Harmonie en Vriendschap bedoelen. Onder een etentje vertelde Young-so Kwon mij dat dit moet worden gezien in de context van het boedhisme, maar na een verhandeling over het stadium van leegte was ik toch nog niet veel wijzer!
Tijdens de vergadering werd van verschillende kanten ingebracht dat de archivaris/records manager veel te bieden heeft, maar dat dit veel te weinig tot de wereld om ons heen doordringt. In dat verband was er kritiek op de afwezigheid van een ICA geluid toen de manuscripten in Timboektoe bedreigt leken. Martin Berendse en ICA secretaris generaal  David Leitch zegden toe alerter te zullen zijn. In ieder geval ligt een reactie voor de hand op de voorgenomen Europese regelgeving over Data Protection, die wel rekening houdt met het recht op vergeten, maar minder met het recht op informatie.

Na afloop van de vergadering sprak ik met de Canadese archivaris Daniel Caron over zijn koerswijziging die de Library & Archives Canada de digitale wereld in moet leiden. Hij deelt mijn visie dat de online studiezaal de toekomst heeft en dat investeren in digitalisering heel belangrijk is. Ik vroeg hem naar de weerstand tegen zijn beleid. Die is er nog steeds, maar de bijzonder fors stijgende virtuele bezoekersaantallen tegenover nog steeds dalende aantallen fysieke bezoekers bevestigen hem in de ingeslagen weg. Wèl geeft hij toe dat het aantal archivarissen in (het management) van zijn organisatie behoorlijk moet groeien.
Vier lange dagen vergaderen kostte energie, maar de ontmoetingen met collega's uit alle windstreken trokken dat weer recht!

International Council on Archives ICA (2)

Vandaag opnieuw vergaderd met de Programmacommissie. De contacten buiten de vergadering blijven heel interessant. Het is voor het eerst dat ik binnen de ICA een Chinese collega ontmoet die vloeiend engels spreekt. Ze vertelt mij dat er in China geen onderscheid gemaakt wordt tussen lopend, semi statisch en afgesloten archief, althans, als het gaat om de overheidsarchieven die sinds de machtsovername door Mao zijn gevormd. Deze archieven berusten bij de instellingen. De oude historische archieven van de keizers vormen een aparte eenheid. Ik heb haar gevraagd of genealogie net als bij ons een grote vlucht heeft genomen. Die belangstelling groeit nu, maar genealogie was lange tijd niet aan de orde. Vooral families die met de Kuomintang verbonden waren, zwegen of sterker, verdrongen het verleden van hun familie. Zo wist mijn collega uit Beijing ternauwernood nog de naam van haar opa. De historische verhalen die er moeten zijn geweest, werden niet langer doorgegeven. Terwijl tevoren families hun verleden juist koesterden. Maar dat verandert nu er meer vrijheid is en deze chinese archivaris heeft al de eerste stappen gezet om in de archieven informatie over haar familie te vinden.
In de marge van de vergadering spreek ik ook met een collega uit New Orleans, die Cajuns roots heeft. Zij vertelt hoe je uit de archieven kunt aflezen hoe lang de franse taal heeft stand gehouden in
het Amerikaanse Louisiana. Tot in de jaren vijftig vind je daar stukken die in het frans zijn opgesteld.

In de vergadering van de programma commissie komen de aanstaande ICA-jaarcongressen aan de orde. Eerst dat van Brussel, dat in november wordt gehouden; het programma zie er goed uit en voor ons Nederlanders is het heel aardig dat het zo ongeveer om de hoek plaats gaat vinden. Een jaar later zijn we welkom in Girona. Het jaarcongres van 2014 dat daar wordt georganiseerd, heeft een mooi thema: archieven en creatieve industrie. Veel aandacht dus voor ontwikkelaars van digitale producten die archiefmateriaal als bron gebruiken. Het vierjaarlijkse grote ICAcongres zal in 2016 in het Koreaanse Seoul worden gehouden. Het thema dat door de Koreanen is gekozen luidt: Archieven, harmonie en vriendschap. We vrezen dat dit ertoe kan leiden dat problemen die met archieven samenhangen, worden verdoezeld. Gelukkig wijst onze chinese collega er op, dat je archieven ook kunt beschouwen als middel om mensen identiteit te geven en om te werken aan open government; dat kan vrede, harmonie bevorderen. En natuurlijk kan een congres ook de vriendschap tussen professionals uit de hele wereld versterken. Zelf stel ik voor om lastige kwesties die juist obstakels vormen voor harmonie en vriendschap niet uit de weg te gaan, maar deze nadrukkelijk een plaats te geven binnen het congres. Je kunt daarbij bijvoorbeeld denken over archieven die in het ene land berusten, maar die voor de identiteit van het andere land van groot belang zijn.
Tegen de avond reizen we van Parijs naar Blois, voor de vergadering van de Executive Board van de ICA, die morgen, 14 maart, begint en wordt voorgezeten door Martin Berendse. Daar zal het gaan over de hoofdlijnen van het beleid van de ICA.
Nu eerst nog even het nieuws volgen over de nieuwe paus!

International Council on Archives ICA

Deze week vergader ik met verschillende ICAclubs Parijs. Vandaag nam ik, als voorzitter van de Section on Associations voor het eerst deel aan de vergadering van de Programmacommissie van deze ngo. Maar dat betekende eerst door een besneeuwde stad wandelen. Treinen rijden hier maar mondjesmaat, vliegverkeer is ontregeld. Onze Canadese collega reageerde daar verbaasd op. Bij ons ligt iedere winter een paar meter sneeuw en daalt de temperatuur ver onder nul...
We vergaderen in het oude Nationaal Archief, in wat ooit de huiskamer was van Jean Fauvier, directeur tot 1994. Heel mooi, alleen in alle opzichten achttiende eeuws met koude gangen en slecht sanitair. Ik ben heel blij met onze nieuwbouw in Arnhem; maar, alhoewel het uitzicht op de Rijn daar mooi is, ik hoef er geen privé etage!
De brochure over onze nieuwbouw doet het goed, ik ben blij me de engelstalige versie!

Ik zit bij de programmacommissie vandaag aan tafel met collega's uit Rusland, Ivoorkust, Groot-Brittannië, Canada, China, Australië, Frankrijk, Zwitserland en Catalonië. De commissie heeft tot taak ervoor te zorgen dat het beleid van de ICA mede met behulp van een budget wordt vertaald in concrete projecten. Maar dat betekende de afgelopen jaren steeds meer laat alle bloemen bloeien. Gelukkig worden we het vandaag al snel eens over het belang van focus. Die komt vooral te liggen bij de digitale ontwikkelingen en open government. Daar voel ik me goed bij thuis! Wel wordt opgemerkt hoe het dan moet met werkgroepen die daarbuiten vallen, zoals de groep die zich met zegels bezighoudt. Ik heb er op gewezen dat een focus niet betekent dat al het andere over boord moet. Bij het Gelders Archief hebben we voor de informatiekant van het vak gekozen en voor digitaal toegankelijk maken, maar dat betekent bijvoorbeeld niet dat de correspondentie van Charlotte Sophie Bentinck diep in de depots moet verdwijnen, in tegendeel. Ik vraag me inmiddels zelfs af of die briefwisseling met de toenmalige hoofdrolspelers in Europa niet op de lijst van het werelderfgoed terecht moet komen.... waar een bezoek aan Parijs al niet goed voor is!
In het kader van de focus van de commissie komen nog heel boeiende noties naar voren. Heel interessant vind ik wat Daniel Caron, de directeur van Library & Archives Canada inbrengt. Hij is begonnen met de acquisitie van wat hij noemt format agnostic materials. Daartoe hebben enkele medewerkers de opdracht aan trendwatching te doen én het nieuws nauwgezet te volgen. Ze richten zich vervolgens niet op de traditionele media, maar op twitter, facebook, internetpagina's en dergelijke om zo de maatschappij te documenteren.
Het was een lange dag, maar wel heel zinvol!

82e Deutscher Archivtag (2): het belang van familiearchieven

Tijdens de Deutscher Archivtag vergaderen de verschillende Fachgruppen van de Duitse archivarissenvereniging, daaronder is ook de Fachgruppe Herrschafts- und Familienarchive. Die boden mij een kijkje in de werkzaamheden van hun leden. Een aantal van hen is als archivaris werkzaam voor adellijke families die destijds regeringsmacht uitoefenden en nog steeds zelf hun archieven beheren. Zo is de versnippering van Duitsland in verschillende staten in het Duitse archieflandschap nog steeds terug te zien. Voor de bestudering van de geschiedenis van verschillende regio's en zelfs deelstaten zijn deze archieven onontbeerlijk. Probleem is dat het beheer van deze archieven steeds meer te wensen overlaat. Oudere adellijke generaties beschouwden het als een erezaak om hun archief in goede staat te houden en het open te stellen voor het publiek. Een nieuwe generatie denkt daar anders over. Zij ziet het archief als een kostenpost waarop bezuinigd kan worden. Tijdens het congres gingen daarom stemmen op om ervoor te pleiten dat deze adelsarchieven worden ondergebracht bij de staatsarchieven. Probleem is dan wel weer, dat het in sommige regio's om wel heel veel archieven gaat. Münster zou zich bijvoorbeeld om 100 archieven moeten bekommeren!

Ik realiseer me dat we in Gelderland al anderhalve eeuw adelsarchieven opnemen. De toegankelijkheid van deze bestanden bezorgt ons nog wel hoofdbrekens, maar voor het nageslacht blijven deze archieven in ieder geval behouden.

In Nederland is het, sinds we kennis hebben gemaakt met 23 archiefdingen, bijna niet meer voor te stellen dat er nog veel tijd wordt ingeruimd om te discussiëren over de zin van het gebruik van de nieuwe media. Maar dat gebeurde in Keulen heel uitgebreid in een gecombineerde sessie voor de genoemde archivarissen van familiearchieven en die van bedrijfsarchieven. Een meerderheid van de daarbij aanwezigen zette grote vraagtekens bij het gebruik van vooral facebook. Email vinden zij handig, maar waarom tijd besteden aan facebook, youtube en twitter? Sommigen spraken zelfs over de facebook-generatie en verwachtten dat dit wel weer zou overwaaien. Gelukkig waren er ook enkele collega's die ervoor pleitten facebook en andere media in te zetten als onderdeel van de archiefcommunicatie. Iemand maakte daarbij de opmerking dat je nog een stap verder zou kunnen gaan en gebruik zou kunnen maken van de kennis van klanten, van crowdsourcing. Hij leek een roepende in de woestijn…

Thuis gaan dingen mij niet altijd snel genoeg, maar tijdens deze bijeenkomst heb ik dat allemaal gerelativeerd. Zaken die we in Arnhem al heel gewoon vinden, worden in delen van de Duitse archiefwereld nog als heel nieuw gezien. Dat ik een van de weinigen was die tijdens het congres digitaal aantekeningen maakte, past bij dit beeld. Maar.... je moet natuurlijk altijd oppassen met het trekken van conclusies!