Seoel 2016. Het ICA Internationale Archiefcongres

Vorige week bracht ik door in Seoel voor het vierjaarlijkse archiefcongres van de International Council on Archives (ICA). Daar verzamelden zich bijna 2.000 collega's, een voor ons vakgebied prachtig aantal. Voorafgaand aan het congres nam ik deel aan de gebruikelijke vergaderingen van het dagelijks bestuur van de ICA, van de ICA Executive Board en van de programmacommissie die beslist over de inzet van projectgelden. Voor een laatste keer zat ik de vergadering voor van het bestuur van de ICA sectie voor beroepsverenigingen SPA. Na twee termijnen kwam aan mijn bestuurslidmaatschap een einde en daarmee ook aan mijn betrokkenheid bij het ICA-bestuur. Als voorzitter ben ik opgevolgd door de Noorse Vilde Ronge, een enthousiaste en actieve collega bij wie ik de SPA in goede handen achterlaat. De KVAN wordt voortaan in het bestuur vertegenwoordigd door Bert de Vries, gemeentearchivaris van Amsterdam. Zo blijft Nederland traditiegetrouw bij de SPA betrokken.
Zelf hoop ik aan de internationale archiefgemeenschap een bijdrage te kunnen blijven leveren als voorzitter van de FIDA, het internationale fonds voor de ontwikkeling van het archiefwezen in 'under resourced countries', zo ongeveer de landen die vroeger als Derde Wereld werden aangeduid. Ik heb in Seoel dit voorzitterschap overgenomen van Sarah Tyacke, de vroegere nationale archivaris van het Verenigd Koninkrijk. Het fonds heeft regelmatig met een relatief gering bedrag het verschil weten te maken voor verschillende collega's. Heel concrete projecten zijn mede door dit fonds tot een goed einde gebracht.  Ik zet mij daar de komende jaren graag voor in. Donaties voor dit fonds zijn overigens altijd welkom! Ga daarvoor naar de website.
Het was voor de archiefsector in Korea een enorme opsteker dat het congres daar werd gehouden: de premier vond het belangrijk genoeg om bij de opening aanwezig te zijn en sprak een boodschap uit waarin hij zich committeerde aan goed records management en openheid. Of dat laatste daadwerkelijk zal gebeuren is nog wel de vraag. Bestuursleden van KARMA, de belangrijkste vereniging van archivarissen en records managers in Korea, waren kritisch. Regelmatig blijkt de openheid die zij nastreven voor archieven niet te stroken met het beleid van het Nationaal Archief, d.w.z. de regering. Een voorbeeld daarvan is het zinken van het schip de 'Sewolho' op 16 april 2014. Daarbij bracht de bemanning zich in veiligheid en liet de passagiers aan hun lot over. 304 mensen, voornamelijk studenten, kwamen om. Oorzaak van de ramp was een teveel aan vracht aan boord, vracht die in opdracht van de regering werd vervoerd. Die deed er vervolgens alles aan om het gebeuren in de doofpot te stoppen. Inmiddels is een brede burgerweging 'Remember 4.16' op gang gekomen, gesteund door archivarissen, die een herdenkingssite heeft opgezet, met veel documenten ingebracht door nabestaanden en anderen.Lastig voor het opereren van het Nationaal Archief is overigens de directe bemoeienis van de regering. De president van het Nationaal Archief wisselt ieder jaar en behoort tot het politieke establishment.

Het congresprogramma bood een scala aan onderwerpen, met, zoals tegenwoordig meestal, veel aandacht voor de digitale ontwikkelingen. Zelf heb ik behalve sessies die ingingen op de relatie tussen overheidsadministratie en archief, voornamelijk zittingen bijgewoond over mensenrechten en transparante overheid. Zo was ik bij een lezing over de archieven van het MICT, het United Nations Mechanism for International Criminal Tribunals. Daarover werd een mooi verhaal gehouden. Maar terecht merkte Erik Ketelaar op dat de bescheiden die hier toegankelijk worden gemaakt, niet het hele verhaal vertellen. De achterliggende stukken van de aanklager en aantekeningen van de rechtbank blijven buiten beschouwing, alleen de aan de vonnissen gerelateerde stukken worden onder voorwaarden toegankelijk gemaakt.
Tijdens een bijeenkomst rond gedeeld erfgoed kwam het tot scherpe discussies. Waar collega's uit de westerse wereld 'shared heritage' een goede term vinden voor bijvoorbeeld de archieven van de VOC, sprak de nationale archivaris van Algerije dit tegen: hij is van mening dat het veeleer gaat over gestolen erfgoed, waar de voormalige koloniën een uitsluitend recht op hebben.
Interessant was een lezing over operatie Condor. Dit betrof een samenwerking van veertig jaar geleden, waarbij de geheime diensten van de toenmalige Zuidamerikaanse dictaturen besloten voortaan gezamenlijk op te trekken bij het opsporen en vervolgen van hun tegenstanders, ook buiten Latijns-Amerika. UNESCO heeft zich de afgelopen jaren ingezet voor het toegankelijk maken van de archieven van operatie Condor om voor de slachtoffers gerechtigheid te brengen. In dit kader maakten ook de VS bescheiden die betrekking hebben op de Latijns-Amerikaanse regimes openbaar. Teleurstellend was dat daarbij zoveel werd afgeplakt, dat deze openbaarheid eigenlijk weinig voorstelde....

Met het oog op het congres organiseerde de SPA een film festival over promotie van onze professie, met heuse SPA Oscars. Collega's werden afgelopen winter opgeroepen om films in te dienen. Uit 70 inzendingen koos een jury, bestaande uit het SPA bestuur, winnaars voor drie categorieën. Daarnaast boden we de gelegenheid om online te stemmen voor een publieksprijs. Die werd overweldigend gewonnen door de collega's in Tiel, die een film hadden geproduceerd samen met Erfgoed Gelderland. Een prachtige opsteker voor Regionaal Archief Rivierenland!

Na afloop van het congres bezocht ik de Seoel-vestiging van het Nationaal Archief. Tot mijn verbazing waren alle afdelingen die ons ontvingen goed bemenst, het leek een doorsnee werkdag. Later bleek dat alle collega's was opgedragen om deze zaterdag te komen werken, want lege afdelingen zouden een slechte indruk maken. Ik vraag me af of wij onze collega's zover zouden krijgen!
Interessant was het om te zien hoe zij het behouden van analoge en digitale bestanden regelen. Dat doet het Nationaal Archief door het op grote schaal scannen maar ook door microverfilming, daar werkt een grote afdeling aan. In mijn ogen is dat laatste achterhaald, maar zij beschouwen het als de meest duurzame wijze van behoud.  Dan gaat het in Singapore heel anders, daar wordt van nationaal archivaris Eric Chin, verwacht zo vertelde hij, dat hij de stukken scant en de originelen vernietigd.
Een bijzonder staaltje van vernuft werd ons bij het Nationaal Archief getoond. Het gebouw ligt midden in de bossen, waar nogal eens brand uitbreekt. Om het depot te beveiligen, begint bij brand vanaf het dak een gigantische waterval langs alle gevels te spuiten die naar het bos zijn toegekeerd. Zo blijft eventueel vuur op afstand.

Het bezoek aan Seoel was inspirerend en leverde veel stof tot overdenken op. Over vier jaar is er weer gelegenheid om een dergelijk wereldcongres mee te maken, dan in Abu Dhabi in de Verenigde Arabische Emiraten. Wie niet zo lang wil .wachten, kan deelnemen aan de jaarlijkse, kleinschaliger bijeenkomst in Mexico Ciudad, volgend jaar oktober.

Vergaderingen International Council on Archives in Parijs

Vorige week vergaderde ik met de Raad van Bestuur van de International Council on Archives (ICA) in Parijs. Verschillende belangrijke kwesties stonden op de agenda. Allereerst de betrokkenheid van de ICA bij de Open Government Partnership. Deze beweging startte in 2011 als platform voor hervormers die hun eigen overheden meer transparant willen maken. Inmiddels nemen 69 landen deel, waaronder Nederland. Besloten werd tot grotere betrokkenheid van de ICA bij deze beweging, o.m. door deelname aan bijeenkomsten, dit vanuit het oogpunt dat deze beweging goede kansen biedt om records management hoger op de agenda te krijgen, in het bijzonder in Afrika. Toevallig nam terwijl de ICA over dit onderwerp vergaderde de Tweede Kamer de Wet Open Overheid aan.
Ook werd in Parijs gesproken over de betrokkenheid van de ICA bij de
  Standing Committee on Copyright and Related Rights SCCR, onderdeel van de WIPO. De ICA heeft een vertegenwoordiger in de SCRR, Jean Dryden. Zij geldt als bijzonder deskundig, mede omdat zij voor Canada deelneemt aan de besprekingen van de Trans-Pacific Partnership, een verdrag waarover onderhandeld wordt door o.a. de Verenigde Staten, Canada, Australië, Japan, Australië en Nieuw-Zeeland. en dat mede betrekking heeft op copyright en naburige rechten. Binnen de SCCR wil de ICA een stevige positie innemen. Belangrijk zal het zijn om met voldoende voorbeelden te komen van de problemen waar de archieven zich voor gesteld zien bij het beschikbaar stellen van archieven en collecties op het internet.
Ook de deelname van de ICA aan het UNESCO-project Persist, gericht op digitale duurzaamheid met vooral aandacht voor software en besturingssystemen, kwam aan de orde. Dit jaar moeten besluiten worden genomen om tot een blijvende organisatie te komen. Het ligt voor de hand dat de ICA hier een belangrijke rol in gaat spelen, maar alvorens stappen te zetten wordt allereerst een risicoanalyse ondernomen.
In Parijs werd ingestemd met een uitbreiding van de zgn. Basic Principles on the Role of Archivists in Support of Human Rights tot records managers. Een tekstwijziging van de sectie voor beroepsverenigingen SPA hiertoe werd aangenomen. Uitgangspunt is dat deze principes evengoed gelden voor records managers als voor archivarissen en dat de ICA beide functionarissen bedient. Probleem is nog wel dat de principes zaken bevatten die het voor nationale archivissen moeilijk maakt om ze te onderschrijven vanwege de politieke implicaties. Daarom krijgen de Basic Principles waarschijnlijk de status van richtlijn en niet meer.

In de marge van de bijeenkomst voerde ik gesprekken met collega's, bijvoorbeeld met Vladimir Tarasov, adjunct-directeur van het Archief van de Russische Federatie. Hij vertelde mij dat het Archief tot voor kort ressorteerde onder het ministerie van Cultuur. Dat leidde echter herhaaldelijk tot problemen als zijn instelling zich bemoeide met het records management bij andere ministeries. Ook was het ministerie te zeer gericht op de erfgoedaspecten van het archiefwerk. Uiteindelijk hakte president Poetin de knoop door, voortaan is het Archief direct aan hem verantwoording verschuldigd. Dit leidde direct tot budgetverruiming en hogere salarissen. Tarasov is heel tevreden over Poetin omdat de president werkelijk geïnteresseerd is en voor speeches ook gebruik maakt van het Archief.
Toen ik aanroerde dat het Westen bijzonder kritisch is over Poetin, bracht hij in dat dit een gevolg is van de informatieoorlog tussen West en Oost die door de Verenigde Staten is ontketend. Er is weldegelijk ruimte voor een ander geluid, bijvoorbeeld in televisieuitzendingen. Voor de VS had hij geen goed woord over, de Amerikaanse deskundigen die in de jaren negentig Rusland hadden geadviseerd stonden in zijn ogen aan de basis van de grote economische crisis destijds. Bovendien ziet hij de Amerikanen als de veroorzakers van alle ellende in het Midden-Oosten, terwijl Poetin in Syrië voor de grote ommekeer heeft gezorgd. Tarasov vindt dat het Westen met twee maten meet. Dat Serviërs zoals Mladic werden veroordeeld deugt niet, omdat er geen Bosniërs werden berecht. Ook het voortbestaan van de NAVO is een slechte zaak. De Sovjet-Unie was uiteengevallen maar de NAVO bleef en breidde zelfs in oostelijke richting uit. Discussies met Tarasov leidden nergens toe, behalve als die over archiefinhoudelijke onderwerpen gingen...

De ICA vergaderingen in Parijs waren nuttig, een aantal goede stappen werd gezet die de sector verder kunnen helpen in de digitale wereld.

Vergadering ICA Section on Professional Associations in het Franse Troyes

Vorige week (29/3-1/4) vergaderde ik met het bestuur van de sectie voor beroepsverenigingen (SPA) van de International Council on Archives in het Franse Troyes. Ook nu combineerden we onze vergadering met deelname aan een congres in het gastland, dit keer het Forum des Archivistes, het tweejaarlijkse Franse congres van archivarissen.
Het SPA-bestuur hield zich vooral bezig met het jureren van de inzendingen voor het ICA SPA Filmfestival in Seoul Heel mooi dat zovelen films hebben ingezonden. Binnenkort zullen de nominaties worden gepresenteerd, drie voor elke categorie: archieven, records management en humor. Tijdens het ICA Congres in Seoul zullen de winnaars bekend worden gemaakt. Bovendien zullen dan zowel de congresdeelnemers als collega's thuis online hun stem kunnen uitbrengen voor de toekenning van de publieksprijs.
Het SPA-bestuur boog zich verder over de Basic Principles on the role of archivists in support of human rights. Een eerste concept van dit document werd al in 2013 geformuleerd. Van meet af aan heeft SPA ingebracht dat deze principles zich ook moeten uitstrekken over records managers. Daarvoor werd steun ontvangen van de Executive Board van de ICA. Tot op heden is records management echter nog steeds buiten beschouwing gebleven, daarom zal het SPA bestuur in april een voorstel indienen tot wijziging bij de Program Commission van de ICA, het voor deze Basic Principles uiteindelijk verantwoordelijke orgaan, zodat hopelijk dan het concept definitief kan worden. Probleem daarbij is nog dat het zo geheten Forum of National Archivists (FAN) niet bijster gelukkig is met de Principles. Een aantal archivarissen vreest problemen met de eigen regering als zij zich achter dit document scharen. Daarom zal het uiteindelijke stuk anders dan bijvoorbeeld de Verklaring over Archieven niet door de Algemene Ledenvergadering worden aangenomen, maar de status krijgen van aanbevolen leidraad.
Een ander onderwerp dat werd besproken was het nieuwe ICA Afrika Programma. Alle secties is gevraagd daaraan bij te dragen. Besloten is om ons te wenden tot onze Afrikaanse leden, om te vernemen waaraan zij behoefte hebben, zodat vervolgens gericht een voorstel kan worden uitgewerkt.

Interessant was de ontmoeting met vertegenwoordigers van de verschillende verenigingen van studenten en afgestudeerden archivistiek. Elke universiteit waar archivistiek wordt gedoceerd, kent zo'n vereniging. Die zetten zich momenteel vooral in om de opleiding beter te laten aansluiten op de (digitale) praktijk.

De leden van het SPA-bestuur namen daarnaast deel aan enkele onderdelen van het congresprogramma. Daarbij bleek mij dat de Fransen zich bijzonder richten op online dienstverlening, open data en de belemmeringen die privacywetgeving met zich meebrengt. Wat dat laatste betreft, de Franse wetgeving is ook wel bijzonder strikt, huwelijksakten bijvoorbeeld mogen pas na 75 jaar online worden geplaatst, na 100 jaar mogen de indexen daarop via een intranet openbaar worden gemaakt en pas na 120 jaar mogen die indexen beschikbaar worden gesteld via het internet.
Zelf hield ik een lezing over de ontwikkelingen bij het Gelders Archief (Les Archives de Gueldres au 21e siècle. - Une nouvelle oriëntation). Daar was veel belangstelling voor en de reacties waren enthousiast. Vooral mijn pleidooi voor het opleiden van de digitale archivaris en het nastreven van gemeenschappelijke oplossingen voor het e-Depot kregen veel bijval.
Zoals bij de meeste congressen werd ook in Troyes een galadiner georganiseerd. Na afloop trad een uitstekende coverband op waarbij enthousiast werd gedanst, ook door ondergetekende. Ik kijk dan ook uit naar het jubileumcongres van de KVAN waar naar verluid ook gedanst kan worden!

ICA congres in het teken van verandering

Van 25 tot 30 september nam ik deel aan de jaarlijkse bijeenkomst van de International Council on Archives in Reykjavik, IJsland. Zaterdag en zondag waren vergaderdagen, o.a. met de Raad van Bestuur van de ICA en de sectie voor beroepsverenigingen SPA. Belangrijk onderwerp tijdens deze vergaderingen was dse inzet die de ICA wil geven aan de bevordering van archiefwezen en records management in Afrika. Daarvoor is een strategie geformuleerd en een werkplan opgesteld. Thema's zijn promotie (advocacy) van het archiefwezen in de richting van de overheid, onderwijs en training en bevordering van het netwerk. Er is daarvoor budget beschikbaar en de verschillende geledingen van de ICA hebben zich bereid verklaard hun projecten de komende jaren waar mogelijk op Afrika te richten. Voorlopig is het nog lastig om van start te gaan omdat de directeuren van nationale archieven in Franstalig Afrika verklaarden onvoldoende te zijn betrokken bij het formuleren van de strategie; dat zou teveel een zaak van de Engelstaligen zijn geweest…... Dat is jammer, want de collega's die ik spreek vragen  om steun en willen het liefst morgen al met projecten starten.

Het congres had als thema Evidence, security and civil rights, dat betekende een focus op informatie en recent gevormd archief. De congresbijdragen waren gevarieerd. Helaas moest ik een lezing missen over de lessen die getrokken kunnen worden uit Hillary Clintons omgang met email. Wel was ik bij de lezing van Joan Soler Jimenez uit Catalonië, hij vertelde ons hoe zijn vereniging zich inzet voor de aanname van de Verklaring over Archieven door de verschillende Catalaanse overheden. Hij constateert daarbij dat hoewel de verklaring inmiddels door de overheid breed wordt gedragen, dit niet betekent dat diezelfde overheid zich nu meer dan tevoren inzet voor goed (digitaal) records management. Ondanks de campagne worden de archieven in Catalonië nog steeds vooral gezien als behoeders van het erfgoed, van bestanden met historische waarde. De rol van archieven ten behoeve van een transparante overheid komt nog onvoldoende uit de verf.

Een sessie verzorgd door universiteitsarchivarissen was in dit verband interessant. In meerderheid herkenden de Amerikanen onder hen zich niet in het op recente informatie gerichte congresthema, omdat de oriëntatie van hun werk nu juist het erfgoed is. Zij beheren afgesloten archieven en zijn niet gediend met campagnes gericht op het belang van archieven voor de democratie. De archivaris van de universiteit Paris Diderot, Charlotte Maday, liet een heel ander geluid horen. Zij is eigenlijk meer records manager dan archivaris, want de bestanden die zij beheert worden op termijn overgedragen aan het Franse Nationaal Archief. De universiteitsarchivarissen die aan het woord kwamen vertelden desgevraagd dat zij vrijwel geen rol hebben in het behoud van onderzoeksdata. Die berusten nog onder de onderzoekers of hun instituten. Ik bedacht dat in Nederland gelukkig al heel lang aan de weg wordt getimmerd door DANS en zijn voorlopers.

Zelf had ik een rol in de presentatie van het UNESCO PERSIST project (Platform to Enhance the Sustainability of the Information Society Transglobally). Dit project beoogt de bevordering van de duurzaamheid van het digitale erfgoed en is onderdeel van het UNESCO Memory of the World Programme. Momenteel wordt gewerkt aan twee projecten, een software heritage platform en richtlijnen voor de selectie van digitale bestanden die voor behoud in aanmerking komen, zowel in de sfeer van archieven, bibliotheken als musea. Doel van het platform is om via virtuele machines oude software weer tot leven te wekken. Daartoe wordt de samenwerking gezocht met grote IT-bedrijven zoals Microsoft. Die worden onder meer opgeroepen om hun oude besturingssystemen beschikbaar te stellen, zodat daarop verouderde software weer kan werken. In Reykjavik was tijd ingeruimd voor het bediscussiëren van de concept-richtlijnen. De tekst die werd voorgelegd had nog een groot 'bibliotheek'gehalte, maar dankzij de inzet van collega's in Reykjavik komt daar nu verandering in. In november zullen de richtlijnen worden gepresenteerd tijdens UNESCO's algemene conferentie. Daar zal ook in samenwerking met Carnegie Mellon University een voorbeeld van een virtuele machine worden getoond.

De ICA maakte het ook dit jaar financieel mogelijk dat enkele jonge collega's konden deelnemen aan het congres. Bij de afsluiting lieten zij ons delen in hun ervaringen. Hartverwarmend waren de woorden van de jonge Nigeriaan Elvis Otobo. Hij hield de zaal voor dat hij tijdens het congres een sfeer van verandering had gevoeld, die hem sterk had aangestoken: I feel change! Gewapend met de opgedane kennis en wetend dat hij niet alleen staat maar kan bouwen op een groeiend netwerk van collega's zal hij terugkeren naar Nigeria om zich daar als archivaris in te zetten voor zijn land en voor Afrika. Ik denk dat na zijn woorden ook de criticasters van de ICA strategie voor Afrika niet anders kunnen dan zich inzetten voor hun continent, waar nog zoveel te doen is en dus nog heel veel kan worden bereikt. Met de enthousiaste woorden van deze jonge collega in gedachten ben ik op het vliegtuig gestapt, klaar om de draad bij het Gelders Archief weer op te pakken.

Archiefontmoetingen in Polen (3)

Op 21 en 22 mei nam het bestuur van ICA SPA deel aan het internationale Colloquia Jerzy Skowronek Dedicata dat jaarlijks wordt georganiseerd door het Poolse Nationaal Archief. Het telde zo'n 75 deelnemers uit vrijwel alle Oost-Europese landen, van Finland tot Rusland en Kroatië. Onderwerp dit jaar was 'Archives in the social environment of the 21st century'. Een aanzienlijk aantal sprekers kwam niet veel verder dan het geven van een overzicht van de stand van zaken bij hun archief. Enkele lezingen sprong er voor mij uit. Daartoe behoorde de presentatie of liever gezegd noodkreet van de directeur van het Nationaal Archief van Bosnië en Herzegovina, Adamir Jerkovic. Zijn archiefbestanden werden bij rellen in februari vorig jaar voor een groot gedeelte verwoest of ernstig beschadigd. Er zijn in zijn land nauwelijks fondsen beschikbaar en hij deed dan ook een dringend beroep op collega's om hem te steunen, zodat de bestanden die nu nog te redden zijn ook daadwerkelijk geconserveerd kunnen worden. Hier heeft de International Council on Archives een rol te spelen lijkt me. Een boeiende presentatie leverde directeur Florin Cîntic van het staatsarchief van de Roemeense regio Moldavië in Iasi. Hij begon met het uitspreken van de hoop dat er een moment zal komen dat de archieven van de republiek Moldavië en die van zijn regio een eenheid zullen vormen, indirect nam hij daarmee politiek stelling. Cîntic is pas recent in de archiefwereld terecht gekomen. Hij trof in Iasi een cultuur van geslotenheid aan, volstrekt niet gericht op het bieden van toegang aan het publiek. Hij beschouwt dit als een erfenis van de communistische periode, toen archieven voor alles het staatsbelang moesten dienen en transparantie niet gewenst was. Hij doet er alles aan om deze onnodige conservatieve cultuur te doorbreken. Daarbij sluit aan wat Elena Romanova, hoofd van de afdeling 'archival science' van het 'All-Russian Research Institute' opmerkte: zelfs nu de communistische commandostructuren niet meer bestaan, zijn archivarissen nog steeds gewend om alle beslissingen op een hoger niveau van goedkeuring te laten voorzien.
Vrijwel alle sprekers gingen uitgebreid in op de rol die zij spelen op het educatieve vlak, variërend van het organiseren van tentoonstellingen, lezingen, cursussen en rondleidingen tot speciale onderwijsprogramma's. Deze activiteiten ondernemen zij vanuit de optiek dat zo het publiek kan kennismaken met hun archief en het gebruik ervan wordt gestimuleerd. Over de inzet van sociale media repten de meeste collega's maar weinig.

Ik merkte dat we met het Gelders Archief tamelijk ver af staan van de Oost-Europese werkelijkheid. Daar is alles in belangrijke mate gericht op het stimuleren van het fysieke bezoek, terwijl wij zoveel mogelijk de online weg bewandelen. Zelf hield ik een lezing over de oriëntatie van het Gelders Archief op virtuele beschikbaarstelling en op het e-Depot en waagde ik het mijn gehoor voor te houden dat ik op termijn streef naar sluiting van de fysieke studiezaal. Hoe de zaal daarover dacht werd goed verwoord door prof. Andrzej Biermat. Hij refereerde in zijn slotwoord niet concreet aan de lezingen behalve aan de mijne en nam daartegen stelling. De route van het Gelders Archief beschouwt hij als het doorbreken van de band met de klant. Hij gaat daarbij voorbij aan het feit dat met het moderne publiek wel degelijk een band wordt onderhouden, al is die vooral virtueel. Als je je onvoldoende op dit publiek richt, dan verlies je op termijn in mijn optiek het merendeel van je klanten.

Het colloquium bood een goed inzicht in de ontwikkelingen bij onze Oost-Europese collega's. Heel jammer was het dat er vrijwel geen gelegenheid tot discussie werd geboden.

Archiefontmoetingen in Polen (1)

Deze week verbleef ik in Warschau voor de vergadering van het bestuur van de sectie voor beroepsverenigingen van de International Council on Archives. Tijdens onze eerste dag, op 18 mei, maakten we kennis met het werk van de Poolse vereniging van archivarissen . Deze vereniging verzorgt met haar cursusaanbod de opleiding van de archivarissen werkzaam bij kleine instellingen en ondernemingen en geeft boeken en een magazine uit. Daarnaast houdt zij zich ook bezig met het exploiteren van vijf archiefdepots ten behoeve van particuliere organisaties en bedrijven. We bezochten een van de grootste, in Lubna, met een capaciteit van 130 km1. Deze depots zijn een heel belangrijke inkomstenbron voor de vereniging, die daarmee onder meer haar personeelsbestand van 18 medewerkers betaalt. De vereniging is met deze activiteit begonnen toen bleek dat o.m. personeelsdossiers van onderemingen niet goed werden beheerd, waardoor oud-personeel werd benadeeld. De vereniging sprong in het gat in de markt en sloeg twee vliegen in een klap, bestanden bleven zo behouden en de vereniging verdiende geld. De toekomst voor deze activiteit is niet rooskleurig, er zijn kapers op de kust die veel goedkoper kunnen aanbieden, zoals Iron Mountain.
Na Lubna bezochten we het in 2012 geopende nieuwe archiefgebouw van het staatsarchief van Radom. Dit archief beheert conform de Poolse structuur niet alleen de archieven afkomstig van de provincie Radom, maar ook van alle steden en andere lokale overheden binnen de provincie. Een stadsarchief Radom bestaat dus niet. Deze opzet dateert uit de communistische periode toen alle overheden, op welk niveau ook, als gerelateerd aan de rijksoverheid werden beschouwd. Ook nu nog ressorteren alle archieven na overbrenging onder de rijksoverheid. In Radom wordt zoals in de andere 33 staatsarchieven gedigitaliseerd. Enige zorg van de directeur daarbij is dat het bezoekersaantal van zijn instelling zal teruglopen. Ik geloof niet dat mijn opmerking dat internetbezoekers ook bezoekers zijn hem heeft gerustgesteld..
Interessant was het te horen dat de verschillende staatsarchieven voor al hun processen de risico's in kaart moeten brengen om tot goed risicomanagement te komen. Wat mij daarbij bevreemdde was dat ieder dat voor zichzelf doet. Je zou de processen ook landelijk kunnen verdelen.
Na afloop van de ICA SPA vergadering op dinsdag was er gelegenheid voor een gesprek bij de universiteit van Warschau met studenten geschiedenis die het keuzevak archivistiek hebben gekozen. Zij vertelden over hun langdurige stages bij bedrijven, waar zij in een aantal gevallen de archivering zelfs moesten oopzetten. Zij bleken goed op de hoogte van ISO-standaarden en gebruikten ISAD. Zij wisten van digitale archivering, maar gaven toe dat zij daar in de praktijk niet mee te maken kregen. Hoewel de stages zich in de sfeer van het records management afspelen, hadden de studenten die wij spraken alleen een voorkeur voor een toekomst in het historisch archief. Niet zo vreemd, want via hun studie geschiedenis waren zij op het spoor van de archieven gekomen. De aanwezige Poolse collega hield de studenten voor dat zij ernstig rekening moesten houden met een toekomst in het records management, want het aantal jaarlijks te vervullen possities bij de staatsarchieven is gering.

Archiefontmoetingen in Polen (2)

Woensdag 20 mei vergaderde het ICA SPA bestuur bij het AAN (Centraal Archief voor Moderne archiefbescheiden) . Deze instelling is gehuisvest in het eerste gebouw in Polen dat als archiefgebouw werd ontworpen. Architect is Bohdan Pniewski. We werden er ontvangen door de directeur, die uitlegde dat modern bij dit archief betrekking heeft op documenten gevormd vanaf 1918, toen Polen de onafhankelijkheid herwon. Aan de vooravond van de Tweede Wereldoorlog beheerde de instelling 35 km1 archief. Na de opstand van Warschau lieten de Duitse bezetters het Archief in vlammen opgaan, slechts 3% van de bestanden bleef behouden omdat dit gedeelte tijdelijk elders was ondergebracht.
Na afsluiting van onze vergadering werden we in hetzelfde gebouw rondgeleid door het NAC, het Nationaal Digitaal Archief . De verwachting was dat we een gesprek zouden voeren over het Poolse e-Depot, maar dat wat niet het geval. We kregen uitleg over het NAC. Bij deze instelling worden 15 miljoen foto's, 30.000 geluidsbanden en 2500 films bewaard. Bovendien zijn er afdelingen die deze bestanden digitaliseren en scanopdrachten uitvoeren voor andere staatsarchieven. Gevraagd naar de standaarden die worden gehanteerd, kregen we als antwoord dat naar de Angelsaksische landen wordt gekeken, maar dat ook eigen onderzoek wordt gedaan naar de meest geschikte formats en dpi's. Het scannen van geluidsbanden staat nog in de kinderschoenen en is afhankelijk van een medewerker met toevallige kennis van de materie. Van een e-Depot is nog in het geheel geen sprake. Ons werd verteld dat de ontwikkeling van een digitaal depot wel tot de ambitie behoort, maar dat dit vooralsnog toekomstmuziek is.